Resumen
La opción Duplicar permite crear un nuevo registro a partir de uno existente, copiando su estructura y datos para que solo tengas que ajustar lo que cambia. Está disponible en módulos como ERP y CRM y es ideal para operaciones repetitivas con mucha información.
Beneficios
Reducción significativa del tiempo de carga.
Mayor consistencia de datos entre registros similares.
Menos errores de tipeo al reutilizar configuraciones previas.
Agilidad para actualizar solo fechas, periodos, safra y otros campos variables.
Quiénes se benefician
Gerente comercial
Contador
Gerente de granos
Administrador de estancia
Gerente administrativo
Facturista
Gerente financiero
Gerente de logística
Recursos Humanos
Administrador de IT
Gerente de crédito
Casos de uso frecuentes
Facturas de exportación con múltiples ítems y parámetros específicos.
Asientos contables con muchas cuentas y jerarquías de imputación.
Contratos de compra o venta de granos con pocos cambios entre períodos.
Insumos o productos con presentaciones similares.
Cómo se usa
Busca y abre el registro base más reciente o más parecido al que necesitas.
Selecciona la acción Duplicar.
Actualiza de inmediato los campos que cambian: fechas, periodos, safra, referencias, montos, series y numeraciones.
Si vas a cambiar el tipo de operación, por ejemplo de venta a compra, primero edita los campos que podrían quedar ocultos al cambiar el tipo o parte de un registro del tipo correcto.
Guarda y verifica que las validaciones se cumplan.
Campos condicionales y cambios de tipo
En varios formularios la visibilidad de campos depende de elecciones como Tipo de contrato o Tipo de documento. Tras duplicar, si cambias estas selecciones, ciertos campos pueden ocultarse durante la edición. Recomendación: ajusta esos campos antes de cambiar el tipo o duplica directamente desde un registro del tipo requerido.
Historial de actividades
El Historial registra eventos como Duplicado y modificaciones posteriores. Úsalo para auditar lo ocurrido y entender en qué paso se introdujo un cambio que afecta la visibilidad de campos o la consistencia de datos.
Consideraciones por tipo de dato
Transacciones
La copia respeta reglas de negocio y puede activar u ocultar campos según la configuración. Revisa pestañas y secciones antes de guardar, especialmente si cambias el tipo de operación. No dejes registros duplicados sin edición.
Catastros y plan de cuentas
Al duplicar cuentas contables u otros catálogos se copian código, cuenta madre y configuración. Debes cambiar identificadores únicos, jerarquía y grupo contable. En reportes jerárquicos, tener dos cuentas con el mismo código o la misma dependencia puede producir valores duplicados. Según la configuración, el sistema puede advertir códigos repetidos; aun así, verifica siempre código, nivel y relación con su cuenta madre antes de guardar.
Documentos y numeración
Evita reutilizar números al duplicar. La mayoría de los tipos impiden guardar numeraciones duplicadas, pero cambios manuales o flujos de reemisión pueden generar conflictos. Antes de enviar a la autoridad fiscal, valida serie, timbrado y secuencia.
Buenas prácticas
Duplica dentro del mismo tipo de operación cuando sea posible.
Actualiza fechas, periodos, códigos, numeraciones y referencias antes de guardar.
Revisa todas las secciones del formulario para evitar datos heredados innecesarios.
En catálogos, cambia códigos y nombres para evitar confusiones posteriores.
Consulta el Historial para confirmar la secuencia de acciones y facilitar la trazabilidad.
Establece controles internos para revisar duplicados antes de emitir documentos o publicar reportes.
Solución de problemas
No veo un campo que antes estaba visible: Posible cambio de tipo. Vuelve temporalmente al tipo original para editar ese campo y luego cambia el tipo, o duplica desde un registro del tipo correcto.
Mi balance muestra valores duplicados: Revisa si existen cuentas con el mismo código o dependencia jerárquica. Corrige código y cuenta madre y vuelve a generar el informe.
Conflicto por numeración repetida: Ajusta serie y número antes de guardar o enviar. Usa secuencias oficiales vigentes.
No aparece el botón de duplicado: Tu perfil podría no tener permiso. Solicita acceso al administrador del sistema.
Permisos
El acceso a esta acción se gestiona por perfiles. Los administradores pueden habilitar o restringir el uso de duplicado por módulo y tipo de registro, conforme a las políticas internas.
Nota
La copia puede incluir datos sensibles. Revisa cuidadosamente cada registro antes de confirmar para evitar inconsistencias operativas, contables o fiscales.