Esa es una herramienta de gestión muy importante para la toma de decisiones, porque la gran parte de los proyectos de una empresa, sea en cualquier área, dependen de inversiones financieras. Antes de aprobar el inicio de un nuevo proyecto, o la contratación de nuevos funcionarios, por ejemplo, el gestor necesita tener a mano la información del flujo de caja proyectado, para poder analizar la capacidad financiera.
Una de las herramientas más utilizadas para ese análisis es el balance contable, inclusive los bancos y departamentos de crédito de muchas empresas solicitan esa información en el momento de otorgar un préstamo o nueva línea de crédito. El balance contable provee informaciones confiables a esas entidades, ya que pasa por la aprobación de contadores o auditores externos. El problema de la contabilidad es que se basa en informaciones históricas de un ejercicio cerrado, y no refleja con fidelidad los resultados previstos para el próximo ejercicio. A continuación, te voy a mostrar cómo analizar el flujo de caja futuro de forma mas asertiva:
Paso 1: Generar el presupuesto anual
Ingresa en el menú Lanzamientos ➜ Financiero ➜ Presupuesto Anual (AF86) y con el mouse sobre el botón "Nuevo" elige la opción "Generar presupuesto en base a datos históricos". En el formulario que se abre se debe indicar el año que se pretende presupuestar y confirmar en el botón "Guardar". El procesamiento puede tardar algunos minutos, dependiendo del volumen de información histórica de la empresa, pero puedes seguir usando el sistema normalmente para otras actividades mientras procesa.
En este momento, ya tenemos los datos para el presupuesto en base al historial de un año hacia atrás, considerando las ventas, costos directos e indirectos, depreciaciones de bienes y la provisión para recursos humanos (salarios, aguinaldo, preaviso, indemnizaciones).
Paso 2: Ajustar los valores de acuerdo a lo previsto para el año
Para cada cuenta provisionada en el presupuesto se puede ajustar los valores previstos o agregar nuevas cuentas. Sugiero empezar ajustando las cuentas de ventas y ganancias de acuerdo a la expectativa de crecimiento anual. Después de ajustadas todas las cuentas necesarias, recuerda aplicar el lanzamiento.
Al editar las cuentas de ventas, el sistema automáticamente recalcula los gastos que están definidos con el tipo "variable" aplicando sobre el total de ingresos el porcentaje informado en "Porcentaje sobre la facturación". Puedes modificar o agregar manualmente un gasto variable, pero el sistema te da la opción de definir el gasto como variable ya en el momento de registrar la factura (en AF31), para que traiga automáticamente esta información al generar el presupuesto.
Paso 3: Análisis del flujo de caja futuro
Ahora ya podemos analizar cómo está nuestro punto de equilibrio. Para eso ingrese en Analytics ➜ Financiero ➜ Flujo de Caja (IF72).
El informe nos muestra un saldo inicial de caja al inicio del periodo, en base a los saldos reales de caja o banco, y al final del periodo, el saldo final considerando los ingresos y egresos del presupuesto. En el ejemplo se inició el mes de mayo con saldo de U$ 19.822,02 y para diciembre hay una previsión de llegar con un saldo positivo de U$ 6.819,88.
Ese informe permite diferentes opciones de configuración, como por ejemplo mostrar los detalles de entidades para cada cuenta provisionada. Para el ejemplo se modificó el filtro "Tipo de cuenta" dejando habilitado solamente "Presupuesto", ya que la opción "Provisión" sirve para traer datos ya confirmados de cuentas a pagar y recibir.