Cuando compramos un insumo desde fuera del país, esta necesita pasar por
controles aduaneros y se generan algunos gastos que afectan el costo final de nuestro insumo. Por eso, a diferencia de una compra normal, al importar un insumo se debe realizar algunos pasos extras a la hora de registrar dicha compra dentro de Versat ERP.

A continuación se detalla el proceso de importación, resumido en 4 pasos.

Paso 1: Cargar la factura de compra por Facturas (AI71)

Desde el formulario AI71 se hace la carga de la factura de compra del insumo importado.

Al cargar la factura de importación el tipo de documento debe ser INVOICE, la
operación "Compras Importación" y la cuenta financiera "Proveedores Extranjeros", los demás campos se van rellenando de acuerdo a los datos que tengamos en nuestra factura física.

Paso 2: Realizar la apertura de despacho por Aperturas de Despachos (AX41)

Ahora debemos realizar la apertura de despacho, este paso lo hacemos desde el formulario AX41. Dentro, en el campo "Factura" debemos enlazar el despacho con la factura creada en el paso 1, los demás campos se completan con los datos solicitados, luego se guarda y aplica el documento.

Paso 3: Cargar los gastos
Los gastos incurridos durante el proceso de importación pueden cargarse de 2
maneras:

3.1 - Carga directa por Facturas (AF31)

Los gastos se cargan directamente en el formulario AF31. Cuando se trata de gastos
de importación los siguientes campos llevan estas configuraciones:

A. Tipo de documento: DESPACHO o FACTURA.
​B. Operación: GASTOS DE IMPORTACIÓN.
​C. Factura de Referencia: se enlaza con la factura creada en el paso 1
​D. Cuenta financiera: es la cuenta con la que se pagan los gastos de despacho,
estas pueden ser: caja, banco o acreedores.

Una vez guardado el formulario, en la pestaña "Clasificación Contable" se agregan los
gastos teniendo en cuenta las cuentas contables, estos gastos generalmente se
verifican en el documento físico.

3.2 - Con rendición de fondo fijo por Recibos y Transacciones (AF51)

Cuando el despachante debe rendir cuenta de un anticipo que le fue hecho para cubrir los gastos de despacho. La carga de gastos puede ser hecha en AF51, botón Nuevo, opción 9 - Rendición de Fondo Fijo.

Para más detalle de cómo cargar una rendición, puede leer el artículo: Rendición de fondo fijo

Paso 4: Realizar el cierre del despacho por Cierres de Despachos (AX45)

Para finalizar el proceso, se debe realizar el cierre del despacho, para ello abrimos el formulario AX45 y en el campo "Apertura de Despacho" seleccionamos el lanzamiento realizado en el paso 2, en el campo "Cotización del Despacho" se debe utilizar la misma cotización que se muestra en el documento físico del despacho.

Caso queramos añadir o corregir algún dato, simplemente desaplicamos, editamos y lo volvemos a aplicar.

¡Listo! Con estos pasos finalizamos el proceso de importación de insumos.

Para comparar los gastos cargados en el sistema con los del documento físico, basta con imprimir el cierre de despacho AX45.