La rendición de fondo fijo puede darse de 2 formas: con o sin anticipo. En caso de trabajar con anticipos iniciar con el paso 1. De lo contrario, comenzar con el paso 2.
Paso 1: Anticipo al funcionario o despachante
El anticipo dado a un funcionario o despachante para sus gastos, debe registrarse por Recibos y Transacciones (AF51), luego seleccionar la opción 2: Anticipo/Préstamo concedido.
En el formulario se llenan los datos solicitados, Cuenta Caja es desde donde está saliendo el dinero del anticipo, pudiendo ser caja, banco o cheque y en la Cuenta Provisión se utiliza ANTICIPO A FUNCIONARIOS o ANTICIPO AL DESPACHANTE, dependiendo de cuál sea el caso.
El formulario se guarda y luego se aplica el lanzamiento.
Quedando la pestaña Movimiento de Caja de la siguiente manera:
Paso 2: Rendición de fondo fijo
Cuando llega el momento de cargar los comprobantes o las facturas de gastos que forman parte de la rendición, estos se cargan por Recibos y Transacciones (AF51) opción 9: Rendición de Fondo Fijo.
En el formulario se llenan los campo solicitados, en el campo Cantidad de Facturas se puede informar la cantidad de facturas que el funcionario o despachante está presentando, o simplemente dejar en 1, y luego ir agregando de forma manual.
Guardado el formulario, el sistema completa la pestaña Movimiento de Caja con una cuenta transitoria llamada RENDICIONES DE FONDO FIJO.
En la pestaña Facturas no Provisionadas nos trae de forma precargada la cantidad de facturas que informamos en el encabezado.
A la hora de cargar las facturas tener en cuenta los siguientes puntos:
Editar la entidad e informar la que esté en la factura.
Se debe informar el campo Total del Movimiento.
La Cuenta Financiera debe ser dejada en blanco.
Cargar la clasificación contable según corresponda.
Una vez finalizada la carga de todos los gastos, la pestaña Movimiento de Caja lleva el total de todas las facturas informadas.
Aplicado el lanzamiento, se generará una deuda pendiente que debe ser compensada.
Paso 3: Compensación de la rendición
Para dar de baja la rendición se debe ingresar a Recibo y Transacciones (AF51) opción 3: Baja de títulos.
3.1 Con anticipo
Caso hayamos hecho un anticipo, seleccionaremos ambos lanzamientos, tanto del anticipo como el de la rendición, quedando de la siguiente manera en la pestaña Baja de Titulos.
3.2 Sin anticipo
Caso hayamos realizado directamente la rendición, en el formulario elegimos la rendición y en la opción Cuenta elegimos ya sea caja, banco o cheque.
Guardamos y aplicamos el lanzamiento.
¡Listo! Con estos sencillos pasos queda finalizado el proceso.