Con esta función puedes emitir comprobantes fiscales electrónicos, enviarlos por correo al cliente y conservar automáticamente los archivos PDF y XML, cumpliendo las exigencias de la SET y SIFEN.
¿A quién le sirve?
Contador
Administrador de estancia
Facturista
Requisitos previos
Certificado digital vigente.
Timbrado activo con establecimientos y puntos de expedición correctamente configurados.
Código de seguridad de la empresa cargado.
Ambiente de comunicación seleccionado: Pruebas o Producción.
Modo de comunicación definido: asíncrono o síncrono.
Almacenamiento de PDF y XML
El sistema permite guardar automáticamente los archivos generados en distintas ubicaciones:
Google Drive
SharePoint
SFTP
Email: se envía una copia del XML y el PDF al correo configurado en la sucursal.
Importante: en cada sucursal configura la dirección de envío electrónico. Puedes registrar más de un correo. Las respuestas del cliente llegarán a esa casilla.
Emisión y envío
Registra la factura, remisión u otro documento de venta.
Según el modo elegido:
Síncrono: el sistema intenta enviar automáticamente y muestra el resultado del proceso.
Asíncrono: ingresa a Documentos electrónicos, selecciona uno o varios registros con estado Pendiente y ejecuta el evento Enviar documento electrónico.
Monitorea estados (Pendiente, Enviado, Aprobado, Rechazado, Anulado) y el historial de eventos.
Si el cliente no recibió el correo, usa el evento Reenviar correo al cliente para generar y enviar una nueva notificación.
Consulta y verificación
Desde el PDF impreso: escanea el QR o utiliza el código de control (CDC) para abrir la consulta oficial.
Desde el sistema: usa Consultar documento electrónico o Consultar resultado de envío por lotes.
En el portal oficial de la SET/SIFEN: ingresa el CDC para ver el detalle del documento.
Plazos clave
Cancelación de facturas: hasta 48 horas desde el envío.
Notificación de conformidad o disconformidad del receptor: hasta 45 días.
Corrección de eventos de recepción: hasta 360 horas (15 días).
Si el plazo expiró, la solicitud será rechazada por SIFEN.
Errores frecuentes y cómo resolverlos
Número de documento duplicado: desaplica la factura y corrige la numeración. Evita modificar documentos después de enviarlos.
Certificado digital no vigente: reemplaza el certificado por uno válido y repeat el envío.
XML mal formado: suele deberse a valores con formato incorrecto o campos obligatorios vacíos. Casos típicos: matrícula del vehículo inválida, documento del chofer con puntos o guiones no permitidos, descripciones fuera del catálogo permitido.
RUC emisor/receptor no coincide en traslados internos: en remisiones por transferencia ambos deben tener el mismo RUC.
Localidad no admitida: utiliza únicamente localidades oficiales con código de distrito y ciudad. Evita alias como barrios o zonas (ejemplo: Área 6); usa la localidad oficial correspondiente.
Servicio externo sin respuesta o fuera de línea: aguarda unos minutos y reintenta. Si persiste, intenta nuevamente más tarde.
Errores del sistema (por ejemplo, Object reference): abre un ticket de soporte adjuntando capturas y el XML.
Cómo diagnosticar rechazos
Abre el documento en el módulo de seguimiento y copia el código y la descripción del error.
Descarga el XML asociado y busca el elemento mencionado en el mensaje de rechazo.
Consulta el Manual Técnico de SIFEN para entender la validación y el formato esperado del campo.
Corrige los datos en el maestro correspondiente (empresa, sucursal, entidad, vehículo, transportista, localidades) y reintenta el envío.
Buenas prácticas
Mantén timbrado, establecimientos y puntos de expedición al día.
No edites documentos después de enviarlos; en su lugar, anula y emite uno nuevo si corresponde.
Audita periódicamente catálogos de clientes, transportistas, vehículos y localidades.
Para alto volumen, considera operar en modo asíncrono y usar envíos por lote.
Verifica que cada sucursal tenga configurado y probado su correo de envío electrónico.