Cuando llegas al fin del mes con una montaña de facturas pendientes y poco tiempo para cargarlas, Versat ERP puede ayudarte a ahorrar tiempo.
El Facturista y el Gerente Financiero viven ese dolor cada cierre: tareas repetitivas, riesgo de errores, presión por reportes y nulo enfoque estratégico. El Versat ERP te permite importar facturas de gastos desde un archivo, para eliminar la carga manual y ganar tiempo para lo importante.
🤔 ¿Cómo importar mis facturas de gastos?
La solución del sistema es muy simple, basta acceder al recurso "Facturas AF31" y posicionar el mouse sbre el botón "+ Nuevo". Te dezplegará algunas opciones, lo que necesitas hacer es selecionar la última "Importar Facturas".👇🏽
Este recurso te permitirá importar facturas de Gastos usando un archivo XLS o CSV.
Las facturas cargadas se generarán como BORRADOR, listas para revisión antes de aplicar.
🤔 ¿Cuáles son los requisitos para importar facturas de gastos?
El archivo debe ser .xls y contener las siguientes columnas, incluyendo las obligatorias en NEGRITA:
Fecha
Vencimiento Factura
Número Documento
Timbrado
Vencimiento Timbrado
Timbrado Electrónico (Sí/No)
Entidad
Unidad de Lanzamiento
Moneda
Zafra
Proyecto
Cuenta
Tipo de Documento
Operación
Factura referencia
Observación
Cuenta (Clasificación Contable)
Actividad Negocio
Tributación
Valor
Unidad
Funcionario
Bien (Activo Fijo)
Kilometraje / Hora Máquina
Cantidad Combustible
Tipo de Gasto
Observación (Clasificación Contable)
⚠️ Antes de concluir la importación, certifiquese de cumplir las seguiente obligaciones:
La primera línea debe ser el encabezado y no se considera un registro.
La hoja dentro del archivo debe llamarse exactamente Hoja1 (sin espacios).
Todos los campos en negrita son estrictamente obligatorios.
Si se desea relacionar la factura con otra factura existente, se debe completar el campo Número documento referencia.
La factura referenciada debe estar previamente registrada en el sistema.
Una vez importadas y revisadas las facturas en BORRADOR, aplica los lanzamientos y continúa tu proceso habitual de control y pago. Capacita al facturista en el llenado del template; evitarás reprocesos.
No te olvides de guardar este post para usarlo cada mes y etiquetar a quien lo necesite, especialmente si maneja grandes volúmenes de facturas.