Descripción general
Esta funcionalidad centraliza la gestión operativa y de costos de operaciones internacionales. Permite registrar y controlar cada despacho (importación o exportación), vincular todos los gastos asociados y calcular el costo total de los productos con precisión, desde la orden de compra o venta hasta el cierre contable del despacho.
Perfiles que la utilizan
Comercio exterior
Compras internacionales
Ventas internacionales / Atención de exportaciones
Logística y operaciones
Contabilidad y finanzas
Planificación/abastecimiento
Beneficios clave
Costeo preciso (landed cost) al prorratear flete, seguros, aranceles y demás cargos.
Visibilidad end-to-end del estado del despacho y sus hitos.
Control documental: factura comercial, packing list, BL/AWB, pólizas, DUAs, etc.
Soporte multimoneda con registro de tipo de cambio por fecha.
Integración con compras, ventas, inventario y contabilidad.
Reducción de errores y tiempos de conciliación.
Requisitos previos
Órdenes de compra/venta creadas para las operaciones internacionales.
Catálogo de conceptos de gasto (flete, seguro, aranceles, almacenaje, despacho aduanero, tasas, etc.).
Definición del método de prorrateo por defecto (valor, peso, volumen, unidades o manual).
Configuración contable y monedas habilitadas.
Permisos de acceso a módulos de compras/ventas, inventario y finanzas.
Cómo funciona
Crear un despacho: desde la orden de compra/venta o de forma manual, indique tipo (importación o exportación), proveedor/cliente, incoterm, fecha estimada y moneda.
Vincular ítems y documentos: asocie líneas de las órdenes, contenedores/guías y adjunte factura comercial, packing list y conocimiento de embarque (BL/AWB).
Registrar gastos: cargue flete internacional, seguro, aranceles, tasas portuarias/aeroportuarias, manejo, almacenaje, courier, broker, etc., indicando moneda, proveedor y factura/recibo si aplica.
Elegir prorrateo: distribuya los gastos por valor, peso, volumen, unidades o asignación manual por ítem/paquete.
Simular costos: consulte la hoja de costos preliminar por producto y valide diferencias frente al presupuesto.
Confirmar y contabilizar: al confirmar, se generan asientos para devengar gastos y ajustar el costo según el método de costeo configurado.
Recepción/embarque: registre la recepción (importación) o el despacho físico (exportación); el sistema actualiza existencias y costos.
Cierre del despacho: concilie facturas de servicios y aduana, resuelva diferencias de cambio y cierre cuando no queden cargos pendientes.
Métodos de prorrateo de gastos
Por valor: distribuye según el valor FOB/CIF de cada ítem.
Por peso o volumen: útil para fletes y almacenaje calculados por m3 o kg.
Por unidades: reparte a partes iguales por cantidad.
Manual: permite ajustes finos por línea.
Seguimiento y estados
Borrador: edición abierta de datos y documentos.
En tránsito: despacho confirmado, seguimiento de hitos logísticos.
En aduana: gastos y derechos en proceso de liquidación.
Para costear: pendientes de prorrateo/validación final.
Cerrado: sin cargos pendientes, costos consolidados.
Integración con inventario y contabilidad
Actualiza el costo de los productos según el método de costeo (promedio, PEPS/FIFO o estándar con variaciones).
Genera asientos por gastos devengados, ajustes de costo y diferencias de cambio.
Impacta costo de ventas si existen salidas con mercancía ya consumida.
Conciliación de facturas de proveedores logísticos y de aduana con los gastos registrados.
Informes y análisis
Hoja de costos por despacho e ítem (costo base + gastos prorrateados).
Comparativo presupuesto vs. real por concepto de gasto.
Costo unitario por producto y variaciones por tipo de cambio.
Lead time y tiempos por hito (origen, tránsito, aduana, entrega).
Buenas prácticas
Defina un método de prorrateo por defecto y solo ajuste manualmente cuando sea necesario.
Cargue gastos en su moneda original y registre el tipo de cambio de la fecha del comprobante.
Adjunte todos los documentos soporte para facilitar auditorías.
Revise la simulación de costos antes de confirmar el despacho.
Evite cerrar con gastos “provisorios”; reemplace por los comprobantes finales.
Solución de problemas
No puedo confirmar el despacho: verifique que no haya gastos sin proveedor/moneda y que los ítems estén vinculados a una orden válida.
No aparecen facturas para conciliar: confirme que el proveedor y la fecha estén dentro del rango, y que el documento no esté conciliado en otro despacho.
El costo unitario no cambia: revise el método de costeo del producto y si el despacho ya fue consumido en salidas; puede requerir un ajuste de revalorización.
Diferencias por redondeo o tipo de cambio: configure cuentas de ajustes y defina reglas de redondeo; use la fecha de cambio correcta.
Gastos duplicados: use referencias únicas por factura de servicio y active validaciones para impedir duplicidades.
Preguntas frecuentes
¿Puedo reabrir un despacho cerrado? Sí, si el rol lo permite. Al reabrir, los ajustes pueden generar asientos contables adicionales.
¿Se admiten despachos parciales o consolidados? Sí; puede vincular múltiples órdenes y contenedores, y prorratear según el criterio elegido.
¿Qué documentos puedo adjuntar? Factura comercial, packing list, BL/AWB, pólizas de seguro, DUAs, comprobantes de tasas, entre otros.
¿Cómo manejar diferencias entre presupuesto y real? Utilice la hoja de costos para comparar; registre las variaciones en cuentas específicas y analice por concepto de gasto.
Nota: los nombres de menús, estados y permisos pueden variar según la configuración de su instancia.