Aprenda a registrar as movimentações dos seus pagarés, controlar quem está com cada documento e consultar sua situação e seu histórico no Versat ERP.

Precisa saber quem está com um pagaré, se ele já foi assinado ou se ainda está pendente? No Versat ERP, você pode utilizar duas funcionalidades complementares para manter o controle desses documentos: AO41 - Protocolos de Pagarés e o informe IO51 - Pagarés.

Embora estejam relacionadas, elas cumprem funções diferentes:

A tela AO41 - Protocolos de Pagarés permite registrar e acompanhar o percurso de cada pagaré. Sempre que mudar a pessoa responsável por sua guarda ou sua situação, você poderá registrar um novo protocolo.

Por exemplo, um vendedor pode retirar um pagaré para obter a assinatura do cliente. Quando retornar com o documento assinado, será registrada uma nova movimentação para indicar quem o recebe e atualizar sua situação. Posteriormente, quando o cliente pagar a dívida e retirar o pagaré, outra movimentação poderá ser registrada.

Assim, cada protocolo contribui para manter a rastreabilidade do documento e identificar quem é responsável por ele em cada momento.

Antes de começar, verifique se:

Utilize essa opção quando precisar registrar movimentações dos pagarés de uma entidade específica.

Exemplo: a empresa possui vários pagarés da AgroCampo SRL e precisa entregá-los ao vendedor González para obter a assinatura do cliente. Selecione AgroCampo SRL, atribua González como portador, defina a situação como “Pendiente” e aplique o protocolo.

Você também pode criar um protocolo sem começar diretamente pela entidade.

Importante: é necessário selecionar um portador para continuar. Se você tentar salvar o protocolo sem preencher esse campo, o sistema exibirá a mensagem: “Debe seleccionar un portador para continuar.”

Quando um pagaré mudar de responsável ou de situação, registre uma nova movimentação em AO41.

Por exemplo, se González entregar um pagaré assinado, você poderá registrar a alteração do portador para Everton e atualizar a situação de “Pendiente” para “Firmado”. A movimentação ficará registrada para consulta posterior no informe IO51.

Entre as situações disponíveis, de acordo com o processo, estão:

Atenção: o sistema valida as alterações de situação. Não é possível voltar de “Firmado” para “Pendiente”. Se você tentar realizar essa operação, será exibida a mensagem: “No puede volver a estado pendiente una vez firmado. Operación anulada.”

Registre cada movimentação de acordo com a situação real do documento e respeite as validações do sistema.

Na tela AO41 - Protocolos de Pagarés, você pode imprimir os registros para organizar e controlar seus documentos físicos.

A impressão organiza as entidades em ordem alfabética, inclusive quando um registro contém várias linhas no campo “Documento”.

Considere os seguintes comportamentos:

Essa organização facilita a identificação dos documentos e permite distinguir os registros em rascunho daqueles que já foram aplicados.

O informe IO51 - Pagarés é utilizado para consultar e controlar os documentos registrados no sistema.

Diferentemente de AO41, que permite registrar as movimentações, IO51 permite analisar as informações e verificar quem está com cada pagaré, qual é sua situação atual e quais movimentações foram registradas anteriormente.

Você pode utilizá-lo para responder a consultas internas, localizar documentos e revisar o histórico quando precisar verificar como a guarda de um pagaré foi alterada.

Se precisar de uma visão resumida, utilize os filtros e as colunas disponíveis para localizar o documento.

Exemplo: se precisar consultar os pagarés da AgroPampa SRL que atualmente estão sob a responsabilidade de González, aplique o filtro do cliente correspondente e selecione González como portador. O informe exibirá os documentos que atendem aos dois critérios.

O informe dispõe de filtros e opções para adaptar a consulta às suas necessidades:

Combine os filtros para encontrar os documentos necessários sem precisar revisar toda a lista.

Quando precisar saber quem esteve com um documento anteriormente ou quando sua situação foi alterada, ative a opção “Mostrar Protocolos”.

Para consultar o histórico:

Por exemplo, você poderá consultar o percurso de um pagaré que inicialmente estava sob a responsabilidade de González, na situação “Pendiente”, e que posteriormente foi transferido para Everton, na situação “Firmado”.

Essa visualização permite analisar o histórico do documento, e não apenas sua situação atual.

Utilize as duas funcionalidades para melhorar a rastreabilidade dos pagarés, identificar os responsáveis e facilitar o controle da documentação da sua empresa.

Salve este artigo e compartilhe-o com sua equipe financeira para facilitar a gestão diária dos pagarés.