Resumen
El flujo de aprobación por permisos permite desactivar actividades para ciertos perfiles y, cuando alguien sin permiso intenta ejecutarlas, enviar una solicitud de aprobación a usuarios habilitados. Así se habilitan excepciones de manera electrónica y auditable.
Cómo funciona
Al intentar una actividad sin permiso, se muestra un diálogo para seleccionar a la(s) persona(s) con acceso y enviar la solicitud. En la versión web el solicitante elige destinatarios; en la app móvil el envío es automático a quienes correspondan.
La primera aprobación válida ejecuta la acción. Si otro destinatario intenta aprobar después, verá que el registro ya fue atendido.
Los usuarios con rol de administrador están excluidos como destinatarios.
Se registran automáticamente en el historial: la solicitud, la aprobación/rechazo, la acción realizada y accesos a reportes de impresión cuando apliquen.
Contenido del correo al aprobador
Detalles del registro (cabecera e ítems) y hasta 50 modificaciones recientes.
Enlaces para:
Ver en formato de impresión.
Abrir el registro en el sistema (requiere iniciar sesión).
Ejecutar la acción directamente desde el correo, sin iniciar sesión (útil en dispositivos móviles).
Configuración
Defina los permisos por perfil y por recurso en la pantalla de permisos (OZ31). Desmarque las actividades que deben requerir aprobación para los perfiles correspondientes.
Verifique las actividades disponibles por recurso. Las más comunes incluyen:
Borrar
Aplicar / Desaplicar
Duplicar
Imprimir
Anular
Nuevo
Visualizar
Recibir notificación
Precio menor que el mínimo
Recibir notificación de edición
Pruebe el flujo: ingrese con un usuario sin el permiso, ejecute la actividad y envíe la solicitud al usuario con acceso. Confirme que el aprobador recibe el correo y que la acción queda registrada en el historial.
Casos de uso recomendados
Precios por debajo del mínimo: solo perfiles autorizados confirman precios y el resto solicita aprobación.
Control de “desaplicar”: restringir esta acción a usuarios expertos para evitar inconsistencias.
Auditoría de cambios críticos: activar “Recibir notificación de edición” en catálogos sensibles (clientes, suscripciones, etc.).
Solicitudes internas (por ejemplo, vacaciones): los colaboradores cargan la solicitud pero no pueden confirmarla; Recursos Humanos la aprueba.
Consideraciones y límites
Aplica a cualquier pantalla del sistema que tenga control de actividades/estatus.
Los administradores no reciben solicitudes de aprobación.
En móviles no se eligen destinatarios manualmente; el sistema envía la solicitud a usuarios con el permiso correspondiente.
No incluye secuencias de aprobación por niveles ni reglas condicionales complejas. Para escenarios basados en condiciones o jerarquías, utilice el módulo de flujo avanzado.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si envío a varias personas? La primera aprobación válida ejecuta la acción; los demás verán que ya fue atendida.
¿Se registran los eventos? Sí. La solicitud y la acción aprobada quedan en el historial del registro, incluyendo quién solicitó y quién aprobó.
No aparece nadie para enviar la solicitud. Revise que existan usuarios con el permiso sobre esa actividad y que no sean administradores.