Esta funcionalidad permite crear flujos de autorización parametrizables por empresa para controlar acciones críticas (por ejemplo, aplicar o desaplicar documentos). Con comités, reglas y notificaciones por correo, asegura aprobaciones electrónicas alineadas con niveles de autoridad.
Beneficios clave
Definición de comités de aprobación con uno o varios miembros.
Condiciones por recurso y actividad (p. ej., pedidos con moneda específica).
Cantidad mínima de aprobaciones configurable (0 = todos los miembros).
Notificaciones por correo con enlaces para aprobar o rechazar.
Posibilidad de incluir el historial en el correo.
Reenvío individual de solicitudes de autorización.
Auditoría completa: quién aprobó/rechazó, fecha y motivo.
Configuración por empresa sin impactar a otras.
Cómo funciona
Crear un comité: asigne nombre y miembros (usuarios) y marque quiénes están activos.
Crear una personalización del flujo: defina vigencia, nombre, recurso (p. ej., Pedidos) y actividad (aplicar, desaplicar).
Asociar el comité y la cantidad mínima de aprobaciones (0 = unanimidad; 1 o más = umbral).
Configurar el correo: asunto predeterminado editable y opción para incluir/ocultar el historial.
Añadir reglas: establezca condiciones basadas en atributos del recurso (ejemplo: Moneda = USD).
Guardar y activar.
Ejemplo práctico
Objetivo: todo pedido en dólares debe ser autorizado por al menos una persona del comité.
Crear el comité con los responsables de revisión.
Configurar la personalización: Recurso = Pedidos; Actividad = Aplicar; Cantidad mínima de aprobaciones = 1.
Agregar la regla Moneda = USD y activar.
Al aplicar un pedido en USD, el documento cambia a estado "Esperando aprobación" y se envían correos al comité. Cuando se alcanza el mínimo, el documento queda "Aplicado". Si algún miembro rechaza, vuelve a "Borrador".
Estados y resultados
Esperando aprobación: el documento está bloqueado hasta cumplir las condiciones de aprobación.
Aplicado: se alcanzó el mínimo de aprobaciones sin rechazos.
Borrador: cualquier rechazo devuelve el documento a este estado.
Notificaciones por correo
Asunto con texto predeterminado que puede editarse.
Enlaces directos para aprobar o rechazar desde cualquier dispositivo.
Opción para mostrar el historial del documento en el correo.
Reenvío selectivo en caso de que algún miembro no reciba el mensaje.
Al rechazar se solicita un motivo y se notifica al autor del lanzamiento.
Visibilidad y trazabilidad
Se puede consultar la situación del flujo en el documento, con el estado de cada miembro del comité (pendiente, aprobado o rechazado).
El historial registra acciones, responsables y motivos.
Diferencias con el flujo básico
El flujo básico se activa por permisos generales en pantallas con estatus.
La personalización permite reglas por empresa, comités y umbrales de aprobación, enfocadas a escenarios específicos (como crédito o precios por debajo del mínimo).
Consideraciones y limitaciones
Un rechazo de cualquier miembro cancela la operación.
Cantidad mínima de aprobaciones = 0 implica unanimidad del comité.
Las solicitudes se envían a todos los miembros del comité al mismo tiempo.
Secuencias de aprobación por instancias (etapas obligatorias) no están disponibles actualmente.
La disponibilidad en algunos módulos o planes puede requerir habilitación. Si no ve el recurso, contacte a soporte.
Las reglas dependen de los atributos expuestos por cada recurso.
Buenas prácticas
Asigne nombres claros a flujos y comités.
Defina comités por rol (finanzas, comercial, operaciones) y manténgalos actualizados.
Establezca umbrales según el riesgo (importe, moneda, descuentos, etc.).
Incluya instrucciones y ejemplos en el asunto/cuerpo del correo.
Solicite motivos de rechazo precisos para agilizar correcciones.
Pruebe en un entorno controlado antes de activarlo en producción.
Solución de problemas
No llegan correos: valide que el flujo esté vigente, que las reglas coincidan y reenvíe la solicitud desde la situación del flujo. Revise filtros de spam.
No cambia de estado: confirme que se alcanzó el mínimo de aprobaciones y que no hubo rechazos.
No aparece el recurso o la actividad: puede requerir habilitación; contacte a soporte con el módulo y la acción que desea controlar.