Automatizar un proceso de negocio contribuye a minimizar los problemas de coordinación de trabajo dentro del negocio, ayudando en la comunicación, haciéndola más sencilla, ágil y mucho más segura entre las personas o departamentos.
En el Versat ERP la Personalización de Workflow OW02 está disponível para la creación de un flujo de aprobación con reglas establecidas para un determinado lanzamiento antes de confirmar la transacción.
Se puede crear, por ejemplo, un flujo de aprobación donde el Departamento de Crédito puede aprobar solicitudes de hasta U$ 10.000 y para valores más altos aprueba el Directorio de la empresa. A continuación, veamos cómo automatizar esta aprobación de crédito usando la "Personalización de Workflow" en el Versat ERP.
Paso 1: Creación de comité
Ingresa a "Comité OW03" y haz clic a "Nuevo". En el formulario que se abre se debe indicar el "Nombre del comité" y confirmar en el botón "Guardar". En su detalle se debe indicar los usuarios o miembros que conforman el comité.
Paso 2: Creación de flujo de trabajo personalizado
Ingresr a "Personalización de Workflow OW02" y haz clic en "Nuevo". Por primero, estipula la Fecha de Vigencia, la Descripción (el nombre del flujo), el Recurso y la Actividad que se controlará, luego identifica el Comité que lo conforma y si es necesario la aprobación completa o parcial del comité en el campo "Cantidad mínima de aprobaciones". Para confirmar, haz clic en el botón "Guardar".
Una vez guardado el flujo, haz clic en la flechita de Detalles del lanzamiento y haz clic en "Nuevo". En el formulario que se abre es necesario indicar el Campo a Validar, la Operación o regla que debe cumplir y el Resultado Esperado. Una vez confirmado con el botón "Guardar", se procede a "Aplicar" para poner en marcha el Workflow.
✅ ¡Listo!
Con el flujo de trabajo creado, cada vez que se cumpla con la condición establecida en la solicitud de crédito, estará notificando al comité vía correo electrónico para la aprobación.
🤔¿Cómo vizualizar las aprobaciones de un workflow?
Al acceder el recruso "Personalización de Workflow OW02", basta selecionar el flujo deseado y hacr clic en la lupita "🔎" para ver el anvance de las aprobaciones.
En lugar de leer términos ambiguos como “Aprobado” o “Rechazado”, el usuario puede visualizar íconos que representan cada estado del flujo. Además, es posible ver el nombre del Workflow en la pantalla, lo que aporta contexto inmediato sin necesidad de abrir menús adicionales.
En el seguiente ejemplo tenemos:
El titulo "Situación del Workflow".
También el nombre "Pedidos en Dolares" que indica de que se trata el flujo.
Vemos las personas que componen el comité "Augusto Dal Prá" y "Pablo Salinas Test"
Hay un ícono "✓" cuando la perosna aprobó la solicitud.
Cuando alguien todavía no aprobó, se muestra un quadrado vacío "▢" en su nombre.
Para el caso de rachazos, vemos el "x"
🤔 ¿Cómo se muestran las aprobaciones en las impresiones?
La trazabilidad de un flujo personalizado es muy importante, incluso en las impresiones de Pedidos y Órdenes de Pago. A continuación, presentamos dos ejemplos que muestran dónde se pueden visualizar las personas responsables de las aprobaciones y el nombre del workflow. 👇🏼
Pedidos de Venta:
Orden de Pago
La personalización de Workflow en el Versat ERP refuerza la transparencia y la eficiencia en los procesos administrativos. Una interfaz visual y adaptable significa menos confusión, más control y una experiencia más alineada con la operativa real de cada usuario.
Dile si a Workflows perosnalizados, Dile si a Versat ERP.