Cuando llegas al fin del mes con una montaña de facturas pendientes y poco tiempo para cargarlas, Versat ERP puede ayudarte a ahorrar tiempo.
El Facturista y el Gerente Financiero viven ese dolor cada cierre: tareas repetitivas, riesgo de errores, presión por reportes y poco tiempo para enfocarse en actividades estratégicas. La importación de facturas permite cargar información desde archivos, reducir la carga manual y agilizar el registro de comprobantes.
Esta funcionalidad está disponible en los recursos Facturas AI71 y AF31, según el tipo de operación que necesites registrar.
🤔 ¿Cómo importar mis facturas?
Para comenzar, accede al recurso Facturas (AI71 o AF31) y posiciona el mouse sobre el botón "+ Nuevo".
Entre las opciones disponibles, selecciona "Importar Facturas". 👇🏽
Desde allí, podrás cargar la información de tus facturas mediante un archivo estructurado.
📄 Importación de facturas en AF31
El archivo debe ser .xls y contener las siguientes columnas, incluyendo las obligatorias en NEGRITA:
Fecha
Vencimiento Factura
Número Documento
Timbrado
Vencimiento Timbrado
Timbrado Electrónico (Sí/No)
Entidad
Unidad de Lanzamiento
Moneda
Zafra
Proyecto
Cuenta
Tipo de Documento
Operación
Factura referencia
Observación
Cuenta (Clasificación Contable)
Actividad Negocio
Tributación
Valor
Unidad
Funcionario
Bien (Activo Fijo)
Kilometraje / Hora Máquina
Cantidad Combustible
Tipo de Gasto
Observación (Clasificación Contable)
⚠️ Requisitos del archivo en AF31
La primera línea debe ser el encabezado y no se considera un registro.
La hoja dentro del archivo debe llamarse exactamente Hoja1 (sin espacios).
Todos los campos en negrita son estrictamente obligatorios.
Si se desea relacionar la factura con otra factura existente, se debe completar el campo Número documento referencia.
La factura referenciada debe estar previamente registrada en el sistema.
📊 Importación de facturas en AI71
La importación también está disponible en Facturas (AI71), con una estructura orientada al registro de facturas que incluye el detalle de los productos facturados.
El archivo debe estar en formato .XLS y contener las columnas correspondientes a la operación.
Entre los datos solicitados se encuentran:
Fecha
Vencimiento Factura
Número Documento
Timbrado
Vencimiento Timbrado
Timbrado Electrónico (Sí/No)
Entidad
Unidad de Lanzamiento
Moneda
Zafra
Proyecto
Cuenta
Tipo de Documento
Operación
Depósito
Factura referencia
Observación
Tipo de Negociación
Vendedor
Producto
Cantidad Factura
Precio Unitario
Precio Total
Tributación
Número Pedido
Número Remisión
Actividad Negocio
Centro Costo
Observación (Producto Facturado)
Esta estructura permite importar la factura junto con información relacionada con los productos, cantidades, precios y datos comerciales de la operación.
⚠️ Requisitos del archivo en AI71
Antes de realizar la importación:
La primera línea debe contener el encabezado y no se considera un registro.
La hoja debe llamarse exactamente Hoja1, sin espacios.
Los campos en negrita son obligatorios.
Si necesitas relacionar la factura con otra factura existente, completa el campo correspondiente a Factura referencia.
La información utilizada en la importación debe corresponder con los registros existentes en Versat ERP.
✅ Más agilidad para el registro de facturas
La importación de facturas permite reducir tareas repetitivas y evitar que el equipo tenga que cargar manualmente grandes volúmenes de información.
Además, generar los documentos como BORRADOR permite revisar los datos antes de aplicarlos y mantener el control sobre el proceso.
Ya sea mediante Facturas (AF31) o Facturas (AI71), utiliza la estructura correspondiente, prepara correctamente el archivo y continúa el proceso habitual dentro de Versat ERP.
Capacita al facturista en el llenado del template y establece una rutina de revisión antes de importar. Así podrás reducir reprocesos y aprovechar mejor la información que ya tienes disponible.
No te olvides de guardar este post para usarlo cada mes y etiquetar a quien lo necesite, especialmente si maneja grandes volúmenes de facturas.