Esta funcionalidad permite registrar y auditar el recorrido y la situación de cada pagaré, identificando en todo momento quién es el portador y cuál es su estado. Facilita el control operativo, la trazabilidad y la respuesta rápida ante consultas internas o de clientes.
¿Quiénes se benefician?
Gerente Financiero
Auxiliar Financiero
Conceptos clave
Pagaré: Documento de compromiso de pago.
Portador: Persona o área que tiene la custodia del documento en un momento dado (por ejemplo, un vendedor o responsable).
Situación: Estado en el que se encuentra el pagaré (p. ej., pendiente, firmado, en descuento).
Protocolo: Registro formal que cambia la situación y/o el portador del pagaré, dejando trazabilidad.
Plantilla: Configuración predefinida para agilizar la creación de protocolos recurrentes.
Número de operación (opcional): Identificador que puede asociarse a cada movimiento y visualizarse en reportes.
Negociable: Atributo definido al crear el pagaré que indica si puede ser negociado/cedido.
Requisitos previos
Contar con los pagarés creados en el sistema.
Tener definidos los portadores y, si aplica, la relación con la entidad (por ejemplo, vendedor asignado).
Conocer la situación actual del pagaré y la situación a la que debe pasar.
Cómo registrar un protocolo
Opción 1: Por entidad
Abra el módulo de protocolos y seleccione la opción para trabajar por entidad.
Elija la entidad correspondiente.
Seleccione el portador actual o nuevo.
Indique la situación actual y la situación destino (ej.: de Pendiente a Firmado para envío a firma).
Revise los pagarés listados y haga clic en Aplicar para registrar el movimiento.
Opción 2: Nuevo protocolo
Seleccione la opción de crear un protocolo nuevo.
Indique el portador y la situación.
Utilice los filtros para que el sistema traiga automáticamente los pagarés relevantes. En algunos casos, si el portador es el vendedor de la entidad, los pagarés se cargan de forma automática.
Si no aparecen, agregue los pagarés manualmente y confirme.
Uso de plantillas
Seleccione una plantilla previamente configurada para aplicar valores por defecto (portador, situación, filtros, etc.).
Ajuste lo necesario y confirme para registrar el protocolo.
Consulta y seguimiento
Utilice el reporte de pagarés para analizar el estado actual o auditar el histórico de movimientos.
Emitido por: Filtre entre documentos emitidos por la empresa o por terceros, según corresponda.
Situación: Filtra por estados (por defecto suele mostrar pendientes, pero puede ampliarse a “Todos”).
Mostrar protocolos: Sí muestra cada evento (con fecha, portador, situación y, si corresponde, número de operación). No muestra únicamente la situación actual.
Columnas configurables: Active o desactive columnas para una vista sintética o analítica.
Búsqueda por pagaré: Cuando un cliente solicita su documento, ubíquelo rápidamente consultando con quién está y en qué situación se encuentra.
Estados y reglas del ciclo de vida
Algunos estados disponibles incluyen: Pendiente, Falta firmar, Firmado, Firma de cónyuge (si aplica), En caución, En descuento, A cobrar, Pagado, Pagado a recuperar, Rechazado y Anulado.
El sistema valida transiciones: ciertos estados son irreversibles. Por ejemplo, no es posible volver de Firmado a Pendiente.
En la práctica, los pagarés suelen cerrar en Pagado o Anulado. En casos particulares puede utilizarse Pagado a recuperar.
Preguntas frecuentes
No aparecen pagarés al crear el protocolo: Verifique los filtros y el portador. Si el portador no coincide con el vendedor de la entidad, agregue los pagarés manualmente.
No puedo retroceder un estado (ej.: de Firmado a Pendiente): Es un comportamiento esperado por reglas de negocio y validaciones del sistema.
¿Para qué sirve “Mostrar protocolos: Sí/No” en el reporte? Permite alternar entre una vista histórica (todas las operaciones) y una vista de estado actual.
¿La negociabilidad se cambia en el protocolo? No. Se define al crear el pagaré y puede consultarse en reportes.
Buenas prácticas
Utilice plantillas para movimientos recurrentes y reduzca errores.
Registre el número de operación cuando corresponda para mejorar la trazabilidad.
Actualice el portador y la situación en el momento del cambio físico del documento.
Adapte las columnas del reporte según necesite una vista sintética o analítica.