Esta funcionalidad permite registrar pagos adelantados y asociarlos a contratos de granos vigentes, cumpliendo con las exigencias fiscales y garantizando que la liquidación final descuente correctamente el monto anticipado.
¿Quién se beneficia? Gerente Financiero y equipos de Tesorería/Contabilidad que gestionan compras/ventas de granos con prepagos.
Conceptos clave
Anticipo concedido: dinero entregado al productor (compras). Se utiliza cuando la empresa adelanta fondos y luego recibe el grano.
Anticipo recibido: dinero recibido del cliente (ventas). Se utiliza cuando el cliente prepaga una compra.
Factura obligatoria en granos: en el sector granos, los anticipos deben emitirse como factura para poder vincularlos al contrato y aplicarlos en la liquidación posterior. Un recibo no permite el vínculo con contrato.
Cuenta contable especial: use la cuenta configurada para adelanto por compras de grano (o su equivalente para ventas), con tributación asociada. Esto habilita el cálculo/imputación de impuestos en el detalle del documento.
Fecha del documento: base para el cálculo de intereses (si aplica) y para la generación de asientos contables.
Requisitos previos
Contrato de granos activo y vigente para la campaña/temporada correspondiente.
Permisos para registrar movimientos en Finanzas (recibos/transacciones) y emitir facturas de anticipo.
Cuenta(s) bancaria(s) o de caja configuradas y numeración/timbrado de comprobantes habilitados.
Plan de cuentas con las cuentas de adelantos configuradas con su respectiva tributación.
Registrar un anticipo vinculado a un contrato (compras)
Ir a Finanzas > Recibos y transacciones > Nuevo y seleccionar la plantilla Anticipo concedido (para compras). Para ventas, usar Anticipo recibido.
Completar Fecha y Fecha del documento (base de intereses y asientos).
Seleccionar la Entidad (productor), Moneda y la cuenta de salida (banco/caja).
Elegir el modo de ejecución:
Desembolso inmediato: impacta el banco/caja al guardar.
Provisionar: genera un título provisorio para que el área financiera lo efectivice luego.
Ingresar el monto del anticipo.
Marcar Factura (requerido en granos). Se habilitarán campos adicionales:
Número de comprobante y Timbrado.
Campaña/Temporada (safra).
Contrato al que se vinculará el anticipo.
En Cuenta contable, seleccionar la cuenta especial de adelanto por compras de grano con tributación. Definir la condición de pago y un concepto.
Guardar. El sistema generará el movimiento bancario (si corresponde) y los asientos: el adelanto se contabiliza al valor neto (sin IVA) y el impuesto en su cuenta asociada.
Validaciones y notas
Solo las facturas permiten vincular el anticipo a un contrato. Un recibo no ofrece esa opción.
Si se intenta usar una cuenta genérica (p. ej., “anticipo a cliente/proveedor”) sin tributación, se mostrará un error. Seleccione la cuenta específica de adelantos con impuestos configurados.
El tipo de cambio y la moneda del anticipo se respetan en la contabilización y aplicación posterior.
La sectorización del proceso es posible: facturación puede provisionar y finanzas efectivizar.
Aplicación del anticipo en la liquidación final
Al registrar la compra/venta final del contrato, el sistema propondrá los anticipos vinculados.
Confirme la aplicación del/los anticipo(s). El importe de la factura/liquidación se neteará automáticamente: Total del contrato − Anticipos aplicados = Importe a pagar/cobrar.
Se generará la cuenta a pagar/cobrar por el saldo resultante y quedará la trazabilidad entre contrato, anticipo(s) y liquidación.
Cómo verificar
Revise el extracto financiero de la entidad para ver el título del anticipo, su documento fuente y la imputación contable.
En la clasificación contable del documento, valide que el adelanto quedó en la cuenta configurada y que el IVA fue calculado separadamente.
En la liquidación del contrato, confirme que el anticipo aparece aplicado de forma automática.
Solución de problemas
No puedo vincular el anticipo al contrato: asegúrese de estar emitiendo una factura (no un recibo) y de seleccionar la campaña/temporada correcta.
Error de tributación en la cuenta: use la cuenta especial de adelantos con impuestos configurados para granos.
El anticipo no se descuenta en la liquidación: verifique que el anticipo esté vinculado al mismo contrato y temporada y que la liquidación no haya sido cerrada previamente sin aplicar el adelanto.
Flujo con provisión: si se provisionó, recuerde efectivizar el pago desde finanzas para impactar banco/caja.
Buenas prácticas
Mantenga coherencia entre Fecha y Fecha del documento para cálculo de intereses y asientos.
Complete correctamente número de comprobante, timbrado y contrato.
Use siempre las cuentas de adelantos específicas del sector granos para asegurar cierres contables y fiscales correctos.
Antes de liquidar, revise que los anticipos pendientes estén asociados al contrato para evitar diferencias.