¿Qué resuelve?
Esta función permite registrar y clasificar comprobantes de gastos (facturas, notas, etc.) sin productos, asignándolos a cuentas contables y a dimensiones analíticas como centro de costos, proyecto, actividad de negocio, temporada/safra y bienes. El objetivo es mantener los gastos organizados y listos para análisis y control financiero.
Cuándo usarla
Cuando el documento representa un gasto que no afecta stock ni productos.
Para rendiciones de fondo fijo o reembolsos a funcionarios/vendedores.
Para anticipos, provisiones y pagos que impactan cuentas contables sin detallar ítems.
Si el documento incluye productos y afecta inventario, use los módulos de logística/facturación de insumos o de granos (con contrato), donde existe un detalle de producto, cantidades y precios.
Conceptos clave
Documentos: La factura es el documento principal. Las notas de crédito y notas de débito ajustan montos. La autofactura documenta compras a no contribuyentes, según normativa.
Operaciones contables: La operación de Gastos afecta una cuenta de resultado. Existen operaciones específicas (p. ej., pago de comisiones provisionadas) que ya traen la lógica contable adecuada.
Clasificación contable: Defina si el título genera provisión (pendiente a pagar/cobrar) o impacta directamente resultado/caja. El grupo contable ayuda a identificar la naturaleza: pasivo (a pagar), activo (a cobrar).
Dimensiones analíticas: Asigne centro de costo, actividad de negocio (configurable en parámetros contables), proyecto, temporada/safra, bien/activo, etc. Esto habilita reportes y análisis por segmento.
IVA incluido en el total: Cuando el impuesto viene incluido en el total del comprobante:
IVA 10%: IVA = total / 11; Neto = total − IVA.
IVA 5%: IVA = total / 21; Neto = total − IVA.
Cierres contables: Si el periodo o el ejercicio están cerrados, no se permiten modificaciones ni “desaplicar” documentos. Coordine con Contabilidad para alternativas (p. ej., asiento de ajuste en periodo abierto).
Registrar un gasto con factura (AF31)
Abra AF31 y seleccione el documento/operación correspondiente a gastos.
Cabecera: Indique entidad/proveedor, moneda, fecha, número y timbrado, y el valor total del documento.
Detalle contable: Seleccione la cuenta de gasto (resultado) o de provisión, defina la tributación (10%, 5%, exento) y confirme que el sistema calcule base e IVA.
Dimensiones: Asigne centro de costo, actividad de negocio, proyecto, temporada/safra y bien si aplica.
Guarde. Si usó una cuenta de provisión (pasivo), el título quedará pendiente para pago; si afectó caja/banco, quedará aplicado.
Rendición de fondo fijo / reembolsos (AF51)
En AF51, cree una nueva rendición con el template “Rendición de fondo fijo”.
Defina la entidad (funcionario/vendedor), la moneda, el periodo (temporada/safra) y, si corresponde, el proyecto y un concepto general.
Para cada comprobante recibido, cargue número y timbrado, valor, cuenta de gasto, impuestos y dimensiones analíticas.
El sistema genera títulos a pagar a favor del funcionario (provisión en pasivo) y actualiza el total de la rendición.
Revise los pendientes en el Extracto y efectúe el pago por Recibos/Caja/Bancos según la política interna.
Consulta de pendientes y pagos
Extracto (IF61): Visualiza títulos a pagar/cobrar. Permite ver pagos parciales y saldos. Use filtros por entidad, cuenta y periodo. Puede mostrar u ocultar títulos ya bajados.
Ficha financiera (IF51): Para rastrear dónde se generó un título y dónde se bajó. Filtre por entidad, cuenta y origen; verá módulo e ID de origen y de baja.
Bajas automáticas (compensaciones)
El sistema puede compensar automáticamente títulos cuando se cumplen todas estas condiciones:
Misma entidad.
Misma cuenta contable.
Misma moneda.
Misma temporada/safra (si aplica).
Naturaleza opuesta (a pagar vs a cobrar).
Ejemplo típico: un anticipo registrado al funcionario se descuenta automáticamente en la hoja de pago. Existen excepciones con reglas específicas (p. ej., ciertos fletes o cashback).
Buenas prácticas
Si existe un documento legal, regístrelo como factura. Evite asientos manuales para facturas; los asientos por diario deben reservarse a ajustes contables puntuales.
Use cuentas contables ya existentes cuando sea posible (p. ej., “Material de oficina” en lugar de crear una cuenta solo para “Papel de impresora”).
Complete correctamente timbrado, número y tributación; son clave para control fiscal y conciliación.
Si el documento afecta stock, use logística/facturación de insumos o de granos.
Solución de problemas frecuentes
No permite editar/desaplicar: Verifique si el periodo o ejercicio están cerrados, o si el documento tiene dependencias (recibos/bajas). Coordine con Contabilidad.
Diferencias por IVA en provisiones: Si la provisión incluye IVA, la factura del proveedor debe cerrar el total (neto + IVA) para cuadrar la contabilidad.
No aparece en el Extracto: Revise si usó una cuenta de provisión (pendiente). Si afectó caja/banco directamente, el título ya está aplicado.
Impuesto calculado distinto: Confirme la tributación y recuerde las fórmulas con IVA incluido (10%: total/11; 5%: total/21).