Esta funcionalidad permite registrar, documentar y conciliar los gastos realizados por colaboradores cuando se les entrega un anticipo o viáticos. Facilita la carga masiva de comprobantes, vincula los gastos a proyectos o campañas y genera el movimiento de caja correspondiente para su control financiero.
Casos de uso y beneficios
Registrar comprobantes asociados a anticipos/viáticos de campo, capacitaciones o viajes.
Agilizar la carga con una plantilla que crea varios comprobantes en borrador en un solo paso.
Vincular cada rendición a proyectos o safra/campaña para un mejor análisis.
Conciliar fácilmente el efectivo/anticipo utilizado mediante el movimiento de caja.
Controlar el impacto contable y de tesorería a través de reportes financieros.
Usuarios que se benefician
Vendedor
Auxiliar administrativo
Auxiliar financiero
Requisitos previos
Acceso al módulo de Finanzas, recurso AF51 (Recibos y Transacciones).
Modelo contable con la cuenta de rendiciones configurada (se usará por defecto al guardar).
Cotización del día cargada si se opera en moneda extranjera.
Perfiles y permisos adecuados. Para vendedores, habilitar el acceso restringido al AF51 y activar la opción “Ocultar informaciones de otros vendedores”.
Cómo usarla (paso a paso)
Ir a Finanzas > AF51 (Recibos y Transacciones).
Hacer clic en “Nuevo” y elegir la opción de plantilla “Rendición de fondos fijos”.
Completar la cabecera:
Fecha (el sistema valida cotización si corresponde).
Unidad y Entidad.
Moneda de provisión (y de movimiento).
Cantidad de facturas: número de comprobantes que desea generar en borrador.
Concepto: descripción breve de la rendición (se copiará como observación en cada factura).
Safra/Campaña (opcional) y Proyecto (opcional) para vinculación analítica.
Guardar. El sistema creará el recibo en borrador, completará el movimiento de caja (salida, condición Contado, cuenta predeterminada por modelo) y generará N registros en la pestaña “Facturas no provisionadas”.
Abrir cada factura en borrador y completar:
Entidad del comprobante.
Datos del documento (timbrado/serie/número) e importe.
Clasificación contable: cuenta de gasto (por ejemplo, alimentación/consumición, traslado, combustible, peaje, hotel, etc.).
Centros de costo, Actividad de negocio y Funcionario si aplica (campos analíticos).
Observaciones (se trae desde el Concepto de la plantilla, editable si lo requiere).
Verificar el “Movimiento de caja” del recibo: el valor debe coincidir con la suma de las facturas. Si existe diferencia entre Debe y Haber, ajuste el importe del movimiento.
Aplicar para contabilizar y completar la rendición. Si el perfil del usuario no permite aplicar, deje en borrador para revisión del área financiera.
Control y seguimiento
Use el reporte de Extracto para visualizar los movimientos en la cuenta utilizada para rendiciones.
Filtre por el ID del recibo AF51 para auditar los asientos generados y validar saldos.
Configuración y seguridad
Cuenta contable por defecto: se obtiene del modelo contable de la empresa para rendiciones. Si necesita cambiarla, edítela en el modelo (los cambios afectan a toda la empresa).
Perfiles de acceso: asigne un perfil que permita ingresar al AF51. Para vendedores, limite el alcance a registrar sus propios gastos.
Visibilidad: en Usuarios, active “Ocultar informaciones de otros vendedores” para que cada vendedor solo vea sus datos y no otros pagos o transacciones sensibles.
Buenas prácticas
Exija comprobantes válidos y complete timbrado/serie/número cuando aplique.
Describa claramente el Concepto de la rendición para facilitar auditoría.
Use Proyecto, Safra y Centros de costo para mejorar el análisis gerencial.
Antes de aplicar, verifique que no haya diferencias entre Debe y Haber.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar la cuenta contable en el recibo? Puede editarla, pero al guardar el sistema retomará la definida en el modelo. Cambie la asignación en el modelo contable para que persista.
¿Por qué no puedo aplicar? Generalmente por diferencia entre Debe y Haber. Ajuste el valor del movimiento de caja para que coincida con la suma de las facturas.
¿Cómo evito que el vendedor vea otras transacciones? Active “Ocultar informaciones de otros vendedores” y asigne correctamente su Unidad/Cartera y perfil restringido.
¿Se pueden generar varios comprobantes de una vez? Sí, usando el campo “Cantidad de facturas” en la plantilla.
¿Dónde se ve el Proyecto informado? Queda en la cabecera del recibo y se refleja para fines de reporte y análisis.
Solución de problemas
Error de cotización: cargue la tasa del día para la moneda utilizada.
No encuentro la plantilla: valide permisos del perfil en AF51 y el acceso al botón “Nuevo”.
La cuenta contable no es la esperada: revise la configuración del modelo contable y la asignación específica para rendiciones.