Descripción general
Esta funcionalidad permite crear y mantener el plan de cuentas del ERP, definiendo su naturaleza, jerarquía y parámetros que controlan su uso operativo y contable. Incluye ayudas en cada campo y validaciones para evitar configuraciones incompatibles.
Alcance y permisos
Las cuentas se crean en el contexto de una empresa. El modelo de negocio disponible depende de la empresa seleccionada.
El campo Empresa se completa por defecto con la empresa en la que está trabajando. Dejarlo en blanco hace que la cuenta sea visible para todas las empresas (úselo solo si corresponde).
El acceso a la administración de cuentas está restringido a perfiles autorizados.
Campos y parámetros clave
Código: identificador único que define la posición de la cuenta en la jerarquía. Al ingresar un código nuevo, el sistema sugiere configuraciones basadas en las cuentas del mismo nivel.
Descripción: nombre de la cuenta.
Modelo de negocio y Empresa: determinan el ámbito de uso.
Moneda: restringe la moneda de los movimientos. Si se deja en blanco, se permiten las monedas configuradas en el sistema. Úselo para cuentas bancarias o de caja en una moneda específica.
Grupo contable: Resultado (Pérdida o Ganancia), Activo, Pasivo o Patrimonio neto. Según la selección, el formulario muestra/oculta campos relevantes.
Tipo: Provisión y Efectivo generan movimiento financiero/operativo; Activo fijo habilita depreciación y revalúo; Otros según la necesidad.
Cuenta madre: define la categoría o carpeta. Las cuentas madre no se pueden movimentar. Una cuenta se vuelve madre automáticamente cuando se le crean cuentas hijas.
Movimiento: Deudora, Acreedora o Ambos. Afecta filtros y reglas de uso (hay validaciones por grupo contable).
Tributación: aplicable a cuentas de Resultado; opcional.
Actualización monetaria: marque si la cuenta participa en reexpresión/actualización. Habitualmente no se aplica a cuentas de Resultado porque se cierran al final del ejercicio.
Parámetros operativos: habilitar como cuenta financiera en recibos/facturas; asociación a Libro de Compras/Ventas; tipos de pago en nómina; uso como cuenta de provisión o de renegociación en recibos.
Uso en documentos y operaciones
Cuenta financiera: se utiliza en la cabecera de documentos (por ejemplo, facturas) para indicar la cuenta de caja/banco u otra cuenta financiera.
Clasificación contable: se utiliza en el detalle contable del documento para imputar gastos, ingresos, activos, etc.
Para que una cuenta aparezca como opción, debe estar habilitada para el uso correspondiente y, en su caso, asignada a las operaciones donde se empleará.
Asignación a operaciones
Asigne cuentas permitidas directamente en la operación, o utilice la plantilla de asignación masiva para agregar varias cuentas de una vez (útil cuando crea múltiples cuentas del mismo tipo).
Cuándo asignar la cuenta madre: recomendable en cuentas de Resultado con muchas subcuentas de la misma naturaleza (p. ej., distintos tipos de gastos), para evitar mantener listas extensas. La operación heredará automáticamente las cuentas hijas.
Cuándo NO asignar la cuenta madre: cuando el grupo mezcla conceptos que requieren tratamiento diferenciado (p. ej., clientes locales vs. del exterior). En estos casos, asigne solo las cuentas específicas.
Procedimiento sugerido
Ingrese al módulo de administración de cuentas con el perfil autorizado y seleccione la empresa correcta.
Haga clic en Nuevo e ingrese el código. El sistema propondrá parámetros según las cuentas del mismo nivel.
Complete la descripción, grupo contable, tipo, movimiento y moneda (si corresponde).
Defina la cuenta madre mediante la estructura del código o seleccionándola explícitamente, según su plan de cuentas.
Configure tributación, actualización monetaria y parámetros operativos (cuenta financiera, libros, nómina, provisiones/renegociación) cuando aplique.
Guarde y revise los mensajes de validación. Corrija cualquier inconsistencia indicada por el sistema.
Asigne la cuenta a las operaciones en las que se utilizará (como clasificación contable y/o cuenta financiera). Si corresponde, active la generación automática de clasificación en facturas.
Pruebe el uso en un documento de ejemplo para verificar su correcta visibilidad y comportamiento.
Buenas prácticas y advertencias
Trabaje siempre en la empresa objetivo. Evite dejar la empresa en blanco salvo que la cuenta deba ser global.
Utilice la creación por Nuevo y código para heredar la configuración de cuentas hermanas. Evite duplicar registros como atajo; si lo hace, actualice todos los campos y el código antes de guardar.
Mantenga la coherencia en la jerarquía: las cuentas hijas deben compartir la naturaleza del grupo y del tipo de su cuenta madre (no mezclar pérdidas con ganancias bajo la misma rama).
Respete el patrón de codificación y niveles definido por su plan de cuentas. Si un código no es aceptado, verifique que el nivel esté disponible y que no exista ya en otra empresa.
Defina la moneda solo cuando la operativa lo exija (p. ej., cuentas bancarias en USD). Dejarla en blanco permite movimientos en las monedas configuradas.
Elija correctamente el movimiento (deudora/acreedora/ambos); esto determina dónde se ofrecerá la cuenta y evita confusiones en la operativa.
Documente el propósito de cada cuenta y, ante dudas, solicite revisión. Una mala configuración impacta en reportes y balances y es costosa de corregir.
Solución de problemas frecuentes
No veo la cuenta en la cabecera de facturas: habilite el parámetro de cuenta financiera para facturas y, de ser necesario, asigne el libro correspondiente.
No aparece en la clasificación contable: asigne la cuenta (o su madre, si aplica) a la operación correspondiente y verifique que la naturaleza de movimiento sea compatible.
Error al guardar: revise las validaciones mostradas (grupo vs. tipo, patrón de código, empresa, moneda, movimiento). Corrija los campos resaltados.
Balances descuadrados o duplicados en árbol: busque posibles cuentas duplicadas en la jerarquía o copias sin editar código. El total por jerarquía debe cuadrar a cero.
La moneda del movimiento es rechazada: la cuenta puede estar restringida a una moneda específica. Ajuste el campo Moneda o el documento.
No puedo movimentar una cuenta: las cuentas madre no aceptan movimientos. Cree y utilice una cuenta hija.
Notas
Las cuentas de Resultado suelen cerrarse contra el resultado del ejercicio al finalizar el período; por eso, habitualmente no se marcan para actualización monetaria.
El sistema incluye ayudas contextuales (hints) y validaciones para guiar la configuración y prevenir combinaciones no permitidas.