Qué resuelve
Genera asientos contables en tiempo real a medida que se registran y aplican las operaciones del negocio, permitiendo consultar reportes contables al instante sin esperar cierres periódicos.
¿Quiénes se benefician?
Contador
Auxiliar contable
Cómo funciona
Las pantallas que incluyen el campo Operación están parametrizadas para generar asientos automáticamente al Aplicar el lanzamiento.
El estado del lanzamiento determina su impacto: Borrador no afecta la contabilidad; Aplicado publica el asiento en el Libro Diario; Desaplicar elimina el asiento hasta volver a aplicar.
Procesos sin el campo Operación pueden generar asientos si consolidan movimientos que sí la tienen (ej.: Remisiones, Consumo Interno, Cierre y Orden de Producción).
Las cuentas contables se definen por operación, tipo de documento y empresa, además del plan de cuentas general.
Requisitos previos
Plan de cuentas configurado y vigente.
Operaciones con sus cuentas permitidas por tipo de documento y empresa.
Cuentas financieras (caja/bancos) configuradas.
Monedas y cotizaciones del día cargadas (AF01 – Cotizaciones de Monedas) cuando se opere en moneda extranjera.
Tributación por defecto en las cuentas (exento, 5%, 10%) y condiciones de pago.
Ejemplo guiado: factura de gasto (AF31)
Abrir AF31 y crear un nuevo registro. Seleccionar Tipo de documento (Factura) y la Operación (por ejemplo, Gastos). Completar entidad, timbrado, cuenta financiera y moneda.
Si la moneda es extranjera y no existe cotización para la fecha, el sistema mostrará una advertencia. Ingresar a AF01 para cargar la cotización del día (oficial o de referencia) y volver.
Guardar la cabecera. El vencimiento se calculará según la condición de pago.
En el detalle, seleccionar la clasificación contable (cuenta de gasto). La tributación sugerida proviene de la cuenta, pero puede ajustarse en el lanzamiento si corresponde.
Guardar: el lanzamiento continuará en estado Borrador y aún no afectará la contabilidad.
Aplicar el lanzamiento: el sistema genera automáticamente el asiento (por ejemplo, gasto y, si aplica, IVA crédito fiscal al Debe, y caja/banco al Haber) y se publica en el Libro Diario.
Consultar reportes para validación inmediata y análisis.
IVA y tributación
La línea de IVA se determina por la tributación configurada en el lanzamiento (exento, 5% o 10%). La cuenta contable puede traer una tributación padrón, pero lo que prevalece es lo informado en el documento.
Si una cuenta no tiene tributación por defecto, deberá informarse en el lanzamiento para que el sistema calcule o no la línea de IVA.
La indicación de “Libro de Compras/Ventas” en la cuenta no define si se genera IVA; sirve para clasificar libros. La generación del impuesto depende de la tributación del movimiento.
Comprobantes internos: si se asigna una tributación en el documento, el sistema calculará IVA igualmente. Ajuste la tributación cuando no corresponda gravar.
Reportes impactados
Libro Diario
Libro Mayor
Libro de Compras y Ventas (IC61)
Libro de Inventarios (IC85)
Balance General (IC75)
Cuadro de Resultados (IC81)
Estados Contables (IC84)
Variación del Patrimonio Neto (IC86)
Los códigos pueden variar según la instalación. Use los filtros por ID de documento, fecha, unidad, centro de costo, moneda y tipo de operación para auditar.
Buenas prácticas y controles
Evite desaplicar movimientos luego de conciliar o cerrar periodos; utilice el Cierre Diario para bloquear modificaciones y prevenir diferencias.
No edite cuentas estándar compartidas; si necesita mayor detalle (por ejemplo, un tipo específico de consumo), cree una cuenta nueva y asígnela a la empresa correspondiente.
Distribuya centros de costo cuando aplique para reflejar correctamente el gasto.
Cargue las cotizaciones al inicio de la jornada para evitar alertas y diferencias en conversión.
Revise que cada operación tenga definidas sus cuentas permitidas por tipo de documento y empresa.
Solución de problemas (FAQ)
No veo el asiento en el Libro Diario: verifique que el lanzamiento esté en estado Aplicado. En Borrador no impacta la contabilidad.
Desapliqué y desaparecieron importes en reportes: es esperado; el asiento se elimina hasta volver a aplicar.
El IVA se generó cuando no debía: revise la tributación informada en el documento; ajuste a Exento o a la tasa correcta.
Advertencia de cotización inexistente: cargue la cotización del día en AF01 y reintente.
Un proceso sin campo Operación generó asiento: puede consolidar movimientos que sí tienen operación (ej.: Remisiones, Consumo Interno, Cierre/OP).
Los montos cambiaron tras reaplicar: si se modificó valor, moneda o tributación del documento, el asiento se recalculará.
Referencias de pantallas
AF31 – Factura de Gasto
I71 – Facturación (compras/ventas según configuración)
AF01 – Cotizaciones de Monedas
Remisiones, Consumo Interno, Cierre y Orden de Producción
La disponibilidad y nombres de las pantallas pueden variar según permisos, país y versión del sistema.