Resumen y objetivos
Esta funcionalidad permite diseñar e implementar programas de incentivos para clientes y/o vendedores basados en pedidos e invoicing. Se puede trabajar con acumulación de puntos para canje de premios físicos o con retribuciones monetarias (cashback/rebate) que se provisionan y se pagan desde el módulo financiero, con control de stock y registro contable.
Antes de empezar
Definir alcance: periodo/vigencia (zafra/safra), segmento de clientes, vendedores incluidos y tipo de negociación.
Decidir el esquema de incentivos: puntos con catálogo de premios y/o valores monetarios.
Para valores monetarios: acordar con Contabilidad el tratamiento del IVA (sumar al valor, incluido en el valor o sin IVA) y las cuentas contables de provisión y resultado.
Para premios físicos: dar entrada al stock de los premios mediante una compra y, si se desea, usar un depósito y/o centro de costos específico (por ejemplo, “Premios”).
Configuración
Estructura general
Crear el registro de la iniciativa e indicar vigencia, tipo de negociación, clientes y vendedores participantes.
En “Productos promocionados”, definir por cada artículo las reglas de acumulación.
Aplicar/confirmar el registro para habilitar la generación de puntos o valores.
Puntos y catálogo de premios
Asignar a cada producto cuántos puntos genera por unidad.
Cargar el catálogo de premios con el puntaje requerido por ítem.
Incluir a los beneficiarios (clientes y/o vendedores) que acumularán puntos.
Valores monetarios (cashback/rebate)
Indicar las cuentas: provisión (p. ej., “Cashback a pagar”) y resultado (p. ej., “Cashback concedido”). Si no se cargan aquí, el sistema puede tomar las del modelo de negocio, pero es recomendable personalizarlas cuando sea necesario.
Definir el tratamiento del IVA: Sumar al valor (agrega el IVA al importe configurado), Incluido en el valor (lo descuenta del importe informado) o Sin IVA.
Configurar rangos de cantidades por producto y el valor a generar por cada rango. Se puede definir para cliente y/o vendedor, de forma independiente.
Combos (productos combinados)
Es posible condicionar la retribución de un producto secundario a que el producto principal también alcance su rango. Reglas clave:
El producto principal genera según sus propios rangos.
El producto secundario solo genera si cumple su rango y, además, el principal alcanza el rango definido en la combinación.
Operativa
Generación desde pedidos
Registrar pedidos para los clientes/vendedores y productos participantes.
Campos críticos para el cálculo: fecha del pedido, entidad (cliente), tipo de negociación y zafra/safra. Deben coincidir con lo configurado.
En el detalle del pedido, el sistema muestra una sección con la campaña, el beneficiario y los puntos/valores calculados para esa línea.
Facturación
Para retribuciones monetarias: la disponibilidad se confirma al facturar. La factura genera la provisión en las cuentas contables configuradas y deja el saldo “disponible” para pago.
Para puntos con premios físicos: se recomienda facturar el pedido que generó los puntos antes de emitir la salida del premio, ya que el ERP controla el stock.
Canje de premios (puntos)
Emitir una remisión con tipo de documento comprobante interno y la operación de entrega de premios.
Seleccionar el cliente, el depósito y el producto premio. El sistema completa los puntos asociados y valida la disponibilidad.
Aplicar la remisión para dar salida de stock del premio y descontar los puntos.
Pago de valores monetarios
Tras facturar, revisar los saldos disponibles en el reporte de campañas.
Registrar el pago mediante un recibo/baja de títulos: seleccionar la cuenta “cashback a pagar” y la cuenta de salida (caja/banco).
Aplicar el recibo; el saldo pendiente se actualiza en el extracto financiero.
Reportes clave
Reporte de campañas: historial de puntos, historial de valores y premios disponibles por entidad. Permite filtrar por cliente, vendedor, periodo y opciones de visualización.
Extracto de cuentas a pagar/recibir: muestra saldos como “clientes locales” (facturas) y “cashback a pagar” (provisiones). Facilita la conciliación y el seguimiento de pagos.
Buenas prácticas
Alinear el parámetro de IVA con la política contable. Una opción común es “sumar al valor”, pero la decisión final debe ser de Contabilidad.
Si se desea separar el análisis por tipo de beneficiario (clientes vs. vendedores), crear iniciativas distintas con cuentas contables específicas.
Verificar que el tipo de negociación y la zafra/safra coincidan entre configuración y pedidos; de lo contrario, no se acumularán puntos/valores.
Para premios físicos, mantener un control de stock dedicado (depósito y centro de costos “Premios”).
El término “cashback” puede variar por país o implicar requisitos específicos; en algunos casos equivale a “rebate” o “comisión”. Ajustar la comunicación y la configuración según normativa local.
Solución de problemas
No se calculan puntos/valores: verificar que la iniciativa esté aplicada/confirmada, que el cliente/vendedor y el producto estén incluidos, que el rango se cumpla, y que el tipo de negociación y la zafra/safra coincidan.
No aparece saldo disponible para pagar: confirmar que el pedido esté facturado; sin factura no hay provisión ni disponibilidad.
No permite entregar el premio: revisar existencia del premio en stock y que el cliente cuente con puntos suficientes. Usar el tipo de documento “comprobante interno” y la operación de “entrega de premios”.
No veo el saldo en el extracto: si ya se registró el recibo/baja de títulos, el saldo de “cashback a pagar” se habrá compensado.
Roles y permisos recomendados
Gerencia comercial: define reglas, valida segmentos y monitorea reportes.
Ventas: registra pedidos que disparan puntos/valores.
Logística: entrega premios vía remisiones.
Finanzas/Contabilidad: valida cuentas, revisa provisiones y efectúa pagos.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden combinar puntos y valores? Sí, en una misma iniciativa se pueden definir ambos orígenes de beneficios.
¿Los beneficiarios pueden ser clientes y/o vendedores? Sí, de forma independiente por producto y rango.
¿Es obligatorio configurar cuentas contables en cada iniciativa? No, puede usarse el modelo de negocio por defecto; se recomienda personalizar si se requiere análisis diferenciado.
¿Cuándo se puede canjear o pagar? Operativamente, tras la facturación del pedido que originó el beneficio.