¿Necesita saber quién tiene un pagaré, si ya fue firmado o si todavía está pendiente? En Versat ERP, puede utilizar dos funcionalidades complementarias para mantener el control de estos documentos: AO41 - Protocolos de Pagarés e el informe IO51 - Pagarés.
Aunque ambas están relacionadas, cumplen funciones diferentes:
AO41 - Protocolos de Pagarés: permite registrar los movimientos de los pagarés, actualizar su portador y cambiar su situación.
IO51 - Pagarés: permite consultar los documentos, verificar su situación actual y revisar el historial de protocolos cuando necesita más detalles.
AO41 - Protocolos de Pagarés
📄 ¿Para qué sirve?
La pantalla AO41 - Protocolos de Pagarés permite registrar y seguir el recorrido de cada pagaré. Cada vez que cambia la persona responsable de su custodia o su situación, puede registrar un nuevo protocolo.
Por ejemplo, un vendedor puede retirar un pagaré para obtener la firma del cliente. Cuando regresa con el documento firmado, se registra un nuevo movimiento para indicar quién lo recibe y actualizar su situación. Posteriormente, cuando el cliente paga la deuda y retira el pagaré, puede registrarse otro movimiento.
Así, cada protocolo contribuye a mantener la trazabilidad del documento y a identificar quién es responsable de él en cada momento.
Antes de comenzar, verifique que:
Los pagarés estén registrados en el sistema.
Los portadores estén definidos.
Conozca la situación actual de los pagarés y la situación que corresponde registrar.
Si corresponde, esté definida la relación entre la entidad y el vendedor responsable.
📝 ¿Cómo crear un protocolo por entidad?
Utilice esta opción cuando necesite registrar movimientos para los pagarés de una entidad específica.
Acceda a AO41 - Protocolos de Pagarés.
Seleccione la opción para trabajar por entidad.
Seleccione el portador actual o el nuevo responsable.
Elija la entidad correspondiente.
Indique la situación actual y la situación de destino.
Revise los pagarés que aparecen en la lista.
Haga clic en “Guardar” para registrar el movimiento.
Ejemplo: la empresa tiene varios pagarés de AgroCampo SRL y necesita entregarlos al vendedor González para obtener la firma del cliente. Seleccione AgroCampo SRL, asigne a González como portador, establezca la situación “Pendiente” y aplique el protocolo.
Si utiliza una plantilla, revise los valores predefinidos antes de confirmar el registro.
📝 ¿Cómo crear un nuevo protocolo?
También puede crear un protocolo sin comenzar directamente por la entidad.
Seleccione la opción para crear un nuevo protocolo.
Indique el unidad, portador y la situación correspondiente.
Confirme el registro.
Importante: debe seleccionar un portador para continuar. Si intenta guardar el protocolo sin completar este campo, el sistema muestra el mensaje: “Debe seleccionar un portador para continuar.”
🔄 ¿Cómo cambiar el portador y la situación?
Cuando un pagaré cambia de responsable o de situación, registre un nuevo movimiento en AO41.
Por ejemplo, si González entrega un pagaré firmado, puede registrar el cambio de portador a Everton y actualizar la situación de “Pendiente” a “Firmado”. El movimiento quedará registrado para su posterior consulta en el informe IO51.
Entre las situaciones disponibles, según el proceso, se encuentran:
Pendiente
Firmado
Falta firma de cónyuge
Caución
Descuento
A cobrar
Pagado
Pagado a recuperar
Rechazado
Anulado
Atención: el sistema valida los cambios de situación. No es posible volver de “Firmado” a “Pendiente”. Si intenta realizar esta operación, se muestra el mensaje: “No puede volver a estado pendiente una vez firmado. Operación anulada.”
Registre cada movimiento de acuerdo con la situación real del documento y respete las validaciones del sistema.
🖨️ ¿Cómo imprimir los protocolos?
Desde AO41 - Protocolos de Pagarés, puede imprimir los registros para organizar y controlar sus documentos físicos.
La impresión ordena las entidades alfabéticamente, incluso cuando un registro contiene varias líneas en el campo “Documento”.
Tenga en cuenta estos comportamientos:
Registro con una sola línea de documento: la impresión se realiza correctamente.
Registro con varias líneas de documento: las entidades aparecen ordenadas alfabéticamente.
Registro desaplicado: si el registro queda en estado borrador, se mantiene el orden alfabético y se incorpora la marca de agua “BORRADOR”.
Esta organización facilita la identificación de los documentos y permite distinguir los registros en borrador de los aplicados.
El informe IO51 - Pagarés
📊 ¿Para qué sirve el informe?
El informe IO51 - Pagarés se utiliza para consultar y controlar los documentos registrados en el sistema.
A diferencia de AO41, que permite registrar los movimientos, IO51 permite analizar la información y verificar quién tiene cada pagaré, cuál es su situación actual y qué movimientos se registraron anteriormente.
Puede utilizarlo para responder consultas internas, localizar documentos y revisar el historial cuando necesita comprobar cómo cambió la custodia de un pagaré.
🔎 ¿Cómo consultar la situación actual de un pagaré?
Si necesita una vista resumida, utilice los filtros y las columnas disponibles para localizar el documento.
Acceda al informe IO51 - Pagarés.
Configure el filtro “Situación” según los documentos que desea consultar.
Aplique otros filtros disponibles para delimitar los resultados.
Revise la información del pagaré, su portador actual y el vendedor asociado, cuando corresponda.
Ajuste las columnas para visualizar los datos que necesita.
Por ejemplo, si necesita consultar los pagarés de AgroPampa SRL que actualmente están a cargo de González, aplique el filtro de cliente correspondiente y seleccione a González como portador. El informe mostrará los documentos que cumplen ambos criterios.
🧰 ¿Qué filtros y opciones puede utilizar?
El informe dispone de filtros y opciones para adaptar la consulta a sus necesidades:
Fechas: Emisión inicial y final; Vencimiento inicial y final; Protocolo Inicial y final.
Unidad
Entidad
Zafra
Status Protocolo
Número: Pagaré; Protocolo; Operación
Obs de protocolo
Vendedor de Catastro y Documento
Portador
Negociable
Emitido por
Mostrar protocolos
Situación
Columnas
Combine los filtros para encontrar los documentos que necesita sin tener que revisar toda la lista.
📚 ¿Cómo consultar el historial completo de un pagaré?
Cuando necesita saber quién tuvo un documento anteriormente o cuándo cambió su situación, active la opción “Mostrar Protocolos”.
Para consultar el historial:
Acceda a IO51 - Pagarés.
Configure el filtro “Situación” en “Todos” si necesita incluir documentos de diferentes situaciones.
Localice el pagaré que desea revisar.
Active “Mostrar Protocolos”.
Consulte los movimientos registrados, incluidas las fechas, los portadores, los cambios de situación y el número de operación, cuando corresponda.
Por ejemplo, podrá revisar el recorrido de un pagaré que inicialmente estaba a cargo de González en situación “Pendiente” y posteriormente fue transferido a Everton en situación “Firmado”.
Esta vista permite analizar el historial del documento, no solamente su estado actual.
Las columnas disponibles en el informe IO51 - Pagarés son:
Origen
Entidad
RUC
Protocolo
Docs
Negociable
Utilice ambas funcionalidades para mejorar la trazabilidad de los pagarés, identificar a los responsables y facilitar el control de la documentación de su empresa.
Guarde este artículo y compártalo con su equipo financiero para facilitar la gestión diaria de los pagarés.