Descripción general
Esta funcionalidad permite agrupar clientes y prospectos en carteras asociadas a regiones y controlar qué usuarios pueden ver y operar con esas cuentas. Está disponible tanto en los módulos de CRM como de ERP y se integra con la app móvil.
Beneficios clave
Visibilidad por región y por responsable comercial.
Protección de datos: cada vendedor solo accede a sus clientes.
Continuidad si un vendedor se desvincula (fácil reasignación).
Experiencia consistente en web y app móvil.
Antes de empezar
Permisos de administrador para crear regiones, carteras y gestionar perfiles de usuario.
Definir la segmentación territorial (regiones o macroregiones).
Listar los usuarios que deben acceder a cada cartera (vendedores, gerencia, facturación, etc.).
Conceptos
Cartera: conjunto de clientes/prospectos atendidos por uno o varios vendedores.
Región/Macroregión: territorio de actuación; cada cartera se asocia a una región por defecto.
Entidad: registro de cliente o prospecto. Solo puede pertenecer a una cartera a la vez.
Vendedor por defecto en la cartera: dato informativo útil para reportes; no define el acceso. El acceso real se configura en Usuarios > Perfiles.
Configuración
1) Crear regiones
Ir a Regiones o Macroregiones.
Crear cada territorio (p. ej., Norte, Centro, Sur). Solo se requiere la descripción.
2) Crear una cartera
Abrir el recurso Carteras y seleccionar la región correspondiente.
Definir nombre/ descripción de la cartera.
(Opcional) Indicar vendedor por defecto y el área total (hectáreas) si aplica.
Guardar. Se habilitarán las pestañas de Entidades y Usuarios por perfiles.
3) Asignar entidades (clientes/prospectos)
Desde Entidades, crear o editar el registro del cliente/prospecto.
Marcar el tipo (Cliente) y, en la sección de Carteras, seleccionar la cartera correspondiente.
La región se completa con el valor por defecto de la cartera, pero puede ajustarse por entidad si el cliente opera en otra región.
Guardar. El cliente quedará vinculado a la cartera y aparecerá en su listado.
Nota: una entidad no puede pertenecer a más de una cartera simultáneamente.
4) Conceder acceso a usuarios
Ir a Usuarios > Perfiles.
Seleccionar el usuario y su perfil (p. ej., Vendedor de campo).
Asignar una o varias carteras a las que tendrá acceso.
Guardar y solicitar al usuario que sincronice la app móvil para aplicar los cambios.
Importante: si el campo de cartera se deja vacío en el perfil, el usuario verá y podrá operar con todas las entidades. Útil para roles como Facturación o Gerencia general.
Uso en el día a día
Los vendedores pueden crear nuevos clientes desde la web o la app y asignarlos directamente a su cartera.
En la app, los clientes de carteras asignadas se listan primero. Los que no pertenecen a sus carteras pueden visualizarse, pero las acciones (pedidos, actividades y check-in) estarán bloqueadas.
Las actualizaciones de acceso hechas en la web requieren sincronización en la app para surtir efecto.
Comportamientos y reglas
Una entidad sin cartera es visible para todos los usuarios con acceso al módulo; asigne carteras para restringir visibilidad y operaciones.
Puede otorgar acceso a múltiples carteras a un mismo usuario; podrá operar con clientes de todas ellas.
La región por entidad es única; no se puede seleccionar más de una a la vez. La región por defecto proviene de la cartera, pero puede cambiarse por entidad.
Reasignar un cliente a otra cartera: edite la entidad y seleccione la nueva cartera.
Si un vendedor se desvincula, actualice el vendedor por defecto de la cartera y, en Usuarios > Perfiles, otorgue acceso al nuevo vendedor. Los pedidos/actividades previas permanecen como histórico.
Al remover carteras del perfil de un usuario, este seguirá viendo datos en la app hasta que sincronice. Solicite la sincronización para aplicar las restricciones.
Los módulos de ERP y CRM comparten la misma lógica de carteras y seguridad.
Buenas prácticas
Defina y documente la segmentación territorial antes de crear carteras.
Asigne carteras al crear cada entidad para evitar registros sin restricción.
Utilice carteras especiales (p. ej., “Clientes corporativos”) para cuentas estratégicas atendidas por gerencia.
Revise periódicamente carteras y accesos de usuarios.
Capacite a vendedores para sincronizar la app después de cambios de permisos.
Solución de problemas
Un vendedor ve clientes que no debería
Verifique la cartera asignada en la entidad del cliente.
Revise en Usuarios > Perfiles que el vendedor solo tenga asignadas las carteras correctas.
Asegúrese de que el cliente no esté sin cartera.
Solicite sincronizar la app móvil.
Un vendedor no puede crear pedidos/actividades/check-in
Compruebe que el cliente pertenece a una cartera asignada al usuario.
En la app, los clientes fuera de sus carteras se muestran pero las acciones están bloqueadas por seguridad.
Sincronice tras actualizar permisos.
Cambios en accesos no se reflejan en la app
La sincronización es obligatoria para aplicar nuevas carteras o revocar accesos.
No se puede despachar un pedido en la app por pertenecer a otra unidad
La restricción por unidad es independiente de carteras. En la app, el pedido usa la unidad principal si no se especifica; en la web puede elegir la unidad. Revise las unidades asignadas al perfil del usuario.
Preguntas frecuentes
¿Una entidad puede estar en más de una cartera? No. Solo en una a la vez.
¿Un usuario puede acceder a varias carteras? Sí. Asigne todas las necesarias en Usuarios > Perfiles.
¿Qué ocurre con los registros históricos al cambiar vendedores? Se preservan; los nuevos registros usarán el vendedor vigente según el perfil.
¿Se puede operar sin CRM? Sí. La función está disponible también para quienes usan únicamente el ERP, incluida la app móvil.