Esta característica permite gestionar lotes, fechas de vencimiento y registros regulatorios de insumos. Asegura trazabilidad, bloquea el uso de lotes vencidos en ventas y entrega visibilidad de stock por lote para anticipar promociones y evitar la comercialización de productos caducados.
Usuarios que se benefician
Facturista: selecciona y valida lotes en ventas, con advertencias cuando las cantidades no coinciden.
Gerente de logística: monitorea vencimientos, consolida saldos por lote y define acciones preventivas (p. ej., promociones).
Conceptos clave
Lote: identificación del producto fabricado o adquirido con su fecha de vencimiento.
Número de registro: identificador otorgado por la autoridad regulatoria (aplicable a rubros como agroquímicos).
Niveles de control físico: unidad, depósito, producto y lote.
Saldo contable recomendado: control por lote y depósito para evitar inconsistencias.
Cómo funciona
Activación por producto: habilite el control por lote en el catastro del producto. Puede activarse antes de operar o de forma posterior.
Activación posterior y “lote histórico”: si ya hubo movimientos, el sistema genera automáticamente un lote histórico para resguardar el pasado. Luego, edite y complete código de lote, vencimiento y número de registro reales.
Compras y entradas: informe el lote y su vencimiento al ingresar stock para mantener la trazabilidad.
Operación diaria (ventas y remisiones)
Al facturar, seleccione uno o varios lotes. La suma de cantidades por lote debe coincidir con la cantidad de la línea; de lo contrario, se muestra un mensaje de validación.
El sistema puede sugerir un lote y, según configuración operativa, ocultar lotes vencidos y ocultar lotes sin saldo para agilizar la selección correcta.
Los lotes vencidos no pueden utilizarse en ventas.
Control contable y consistencia
Recomendado: activar control de saldos contables por lote y depósito. Evita que se den salidas desde lotes equivocados y ayuda a prevenir saldos negativos por lote.
Si su operación histórica no diferenciaba por lote, revise saldos agrupando por depósito y lote para detectar diferencias y regularizarlas.
Regularización de lotes
Unificación o corrección de saldos: registre una transferencia (salida de un lote y entrada a otro) o una transformación de producto, según corresponda, para alinear los saldos de cada lote.
Reportes y monitoreo
Movimientos por lote: visualice saldos agrupados por depósito y lote para detectar negativos o faltantes.
Stock por lote (físico y contable): si su instalación dispone de los reportes IL80 e IL91, obtenga cantidades y costo promedio por lote para conciliación y toma de decisiones.
Prevención de vencimientos: utilice los reportes para listar lotes próximos a vencer y planificar promociones. Si su instalación ofrece alertas, configúrelas con la anticipación deseada.
Desactivar o revertir el control
Si decide dejar de controlar por lote, no cambie el ajuste directamente cuando el producto tenga stock o historial con lotes, ya que existe vinculación de movimientos.
Utilice la opción “Eliminar lotes de un producto” (irreversible) para limpiar los vínculos históricos. Tras ello, podrá deshabilitar el control por lote en el catastro.
Advertencia: al eliminar, los reportes de lotes dejan de mostrar el historial y no puede recuperarse.
Buenas prácticas
Mantenga el control contable por lote y depósito.
Configure la ocultación de lotes vencidos y sin saldo en las operaciones.
Complete siempre código de lote, fecha de vencimiento y número de registro al ingresar stock.
Revise periódicamente los reportes para detectar lotes próximos a vencer y planificar acciones comerciales.
Documente cualquier regularización (transferencias o transformaciones) para auditoría.
Mensajes y validaciones frecuentes
Cantidades no coinciden: “La suma de cantidades en Lote debe ser igual a la cantidad de la línea.” Solución: ajuste las cantidades por lote hasta igualar el total de la línea.
Lote vencido no aparece: si un lote no se lista al seleccionar, puede estar vencido o sin saldo y estar oculto por configuración.
No se puede desactivar lote: si el producto tiene stock o movimientos vinculados, primero use la opción de eliminación de lotes (irreversible) y luego desactive el control.
Con esta gestión, su operación evita despachos vencidos, mantiene trazabilidad completa y facilita decisiones anticipadas para rotar inventario a tiempo.