Descripción general
Esta funcionalidad permite auditar y conciliar los saldos entre existencias físicas y contables, identificando el origen de cualquier diferencia y su impacto en valores y costo promedio. Se apoya en los reportes IL81, IL85 e IL91 para dar trazabilidad completa a los movimientos de inventario.
Personas usuarias beneficiadas
Facturista
Auxiliar contable
Gerente de logística
Conceptos clave
Stock físico: cantidades reales disponibles por producto y depósito.
Stock contable: cantidades y valores (costos) reconocidos en el sistema.
Remisiones: movimientos para entrega sin valor ni costo; afectan solo cantidades. Su uso prolongado sin la operación contable correspondiente genera diferencias.
Costo promedio: el costo de salida se calcula con base en el promedio ponderado por las compras/ajustes registrados; una nueva compra con costo distinto modifica el promedio.
Reportes disponibles
IL81 – Saldos: muestra existencias físicas y contables por producto y depósito, facilitando detectar desvíos entre columnas.
IL85 – Movimientos y valores: detalla entradas y salidas con cantidad, valor total y costo promedio en cada evento, permitiendo ver cómo se forma y cambia el costo.
IL91 – Lotes y unidades: útil para controlar saldos por lote y por unidad. Ayuda a verificar coherencia entre lotes, depósitos y saldos contables.
Procedimiento para identificar y corregir diferencias
Detectar el desvío: ejecute IL81 filtrando por producto, depósito y período. Identifique ítems donde el saldo físico difiera del contable.
Rastrear el origen: para cada ítem con diferencia, abra IL85 en el mismo período y revise la secuencia de movimientos. Preste atención a remisiones, compras con costos distintos y cualquier ajuste.
Verificar operaciones: confirme en la configuración de la operación si impacta el stock contable. Si una remisión quedó sin su documento contable posterior, complete el proceso (por ejemplo, facturación o ajuste correspondiente).
Analizar el costo promedio: si el desvío surge por cambios de costos, en IL85 observe cómo varía el promedio tras cada compra/ajuste y cómo se aplicó en las salidas.
Control por lotes: si gestiona lotes o unidades, use IL91 para verificar que el saldo por lote y depósito coincida con los saldos consolidados. Diferencias en IL91 pueden indicar movimientos registrados por unidad pero no controlados estrictamente por lote y depósito.
Regularizar: según el caso, emita el documento faltante, realice un ajuste físico o un ajuste contable con la operación apropiada. Evite editar documentos históricos en períodos cerrados; prefiera ajustes en el período vigente según políticas internas.
Impacto de ediciones y reprocesamiento de costos
Si se edita un registro retroactivo (por ejemplo, el costo de una factura de compra), el sistema reprocesa el costo de las transacciones posteriores. Esto puede modificar el costo de ventas ya realizadas después de la fecha editada. Revise IL85 tras la corrección para validar los nuevos valores y, de ser necesario, emita los asientos o ajustes adicionales según normativa contable.
Ejemplo rápido
Compra de 10 unidades a costo 100; costo promedio = 100.
Compra de 10 unidades a costo 120; costo promedio = 110.
Venta de 5 unidades; el costo de salida utiliza 110 por unidad.
Se edita la primera compra a costo 90; el sistema recalcula el costo promedio y revaloriza las salidas posteriores conforme al nuevo promedio.
Causas frecuentes de diferencias
Remisiones sin su correspondiente documento contable o ajuste.
Compras registradas sin costo definitivo y corregidas más tarde.
Movimientos en depósitos o lotes equivocados.
Cambios de unidad de medida sin conversión consistente.
Control contable configurado por unidad, sin control por lote y depósito, generando separación de valores en IL91.
Ediciones retroactivas que reprocesan costos y alteran salidas previas.
Buenas prácticas
Defina claramente las operaciones y su impacto en saldos físicos y contables.
Minimice la permanencia de remisiones abiertas; complete el ciclo documental cuanto antes.
Evite editar documentos en períodos cerrados; use ajustes controlados en el período actual.
Valide costos antes de confirmar compras para evitar reprocesos innecesarios.
Revise periódicamente IL81 e IL85 y, si opera con lotes, complemente con IL91.
Requisitos y permisos
Acceso a los reportes IL81, IL85 e IL91.
Permisos para registrar ajustes y para consultar configuraciones de operaciones.
Períodos abiertos según la política contable de la empresa.
Notas
La detección y corrección de diferencias depende de la correcta configuración de operaciones y del orden cronológico de los movimientos. Siempre documente las regularizaciones realizadas para mantener la trazabilidad.