Descripción general
Esta funcionalidad permite sustituir un producto por otro dentro de un pedido ya creado, sin necesidad de desaplicar o rehacer el pedido. El sistema actualiza la línea seleccionada y recalcula el precio unitario según la nueva cantidad, manteniendo el importe total de la línea. Está disponible tanto en los módulos CRM como ERP.
Cuándo usarla
Recibes un producto con marca distinta al previsto, pero con el mismo principio activo.
El producto entregado tiene una presentación/embalaje diferente y debes ajustar la cantidad del pedido.
Necesitas corregir el ítem del pedido sin afectar el flujo operativo ni generar reprocesos.
Alcance, requisitos y limitaciones
Permite reemplazar una sola línea de producto por operación.
El importe total de la línea se mantiene; el sistema recalcula el precio unitario con base en la nueva cantidad. En consecuencia, el total del pedido no cambia.
Validación de precio mínimo: si el precio unitario recalculado queda por debajo del mínimo definido en la lista de precios del nuevo producto, el sistema bloqueará la confirmación, a menos que el usuario tenga permiso de excepción.
No es posible reemplazar líneas totalmente facturadas. Si hay facturación parcial, la operación aplica sobre la cantidad pendiente.
Si ya existe una factura y es necesario cambiar el producto facturado, realice una devolución/nota de crédito, cancele el pedido y genere uno nuevo (por exigencias legales).
El reemplazo queda registrado en el historial del pedido para fines de auditoría.
Actualmente no existe un reporte específico para presentar el cambio al cliente; utilice el historial o la documentación de devolución.
Cómo realizar el reemplazo
Abra el pedido que desea ajustar.
En el menú de acciones, seleccione la opción “Reemplazar producto”.
Elija la línea de producto que desea sustituir. Solo puede reemplazar una por vez.
Busque y seleccione el nuevo producto.
Indique la nueva cantidad acorde a la presentación recibida. El sistema recalculará automáticamente el precio unitario para mantener el total de la línea.
Revise las validaciones (por ejemplo, precio mínimo) y confirme para guardar los cambios.
Ejemplo
Línea original: Producto A — 30 unidades × 100 = 3.000.
Reemplazo: Producto B con presentación diferente. Se informa 20 unidades y el sistema ajusta el precio unitario a 150, conservando el total de 3.000.
Buenas prácticas
Antes de confirmar, verifique listas de precios y cumplimiento del precio mínimo del nuevo producto.
Utilice comentarios/notas del pedido para documentar el motivo del reemplazo.
Si necesita sustituir más de una línea, repita la operación por cada una.
Para cambios de precios o de totales, utilice el proceso estándar de desaplicar y ajustar el pedido.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio que ambos productos tengan el mismo principio activo?
No. Aunque es el caso de uso más común (especialmente en importaciones), la herramienta no valida el principio activo.
¿Puedo reemplazar varias líneas a la vez?
No. El reemplazo es línea por línea.
¿Qué ocurre si el precio recalculado queda por debajo del mínimo permitido?
El sistema impedirá el cambio, salvo que el usuario cuente con permiso para excepcionar el precio mínimo.
¿Existe un reporte para enviar al cliente con el detalle del reemplazo?
No hay un reporte específico. Use el historial del pedido o, si ya hubo facturación, la documentación de devolución y el nuevo pedido.