Resumen
Esta funcionalidad centraliza el ciclo de vida de los cheques: emisión (al día y diferidos), recepción de cheques de terceros, descuento en banco y su conciliación. A partir de los datos registrados, el sistema puede imprimir automáticamente la información del cheque, agilizando la gestión y reduciendo errores.
Antes de comenzar
Asegúrese de tener creadas las cuentas contables Banco, Cheques emitidos y Cheques de terceros.
Defina sus chequeras por tipo: al día y diferido.
Permisos: acceso a Tesorería/Contabilidad y Conciliación bancaria.
1) Registrar una chequera (OA31)
Abra Tesorería > Chequeras (código OA31).
Complete: Unidad, Cuenta bancaria, Rango de numeración (desde/hasta), Control de secuencia (Sí/No) y Tipo: al día o diferido.
Guarde. Tendrá disponibles los números para asignar a cada pago.
Al día: el beneficiario puede cobrar inmediatamente. Diferido: se define una fecha futura a partir de la cual puede cobrarse.
2) Pagar a un proveedor con cheque al día (AF51)
Abra Tesorería > Baja de títulos (código AF51).
Indique Fecha, Entidad (proveedor) y Moneda. Seleccione el título o factura a cancelar.
Cuenta: seleccione su cuenta Banco.
En la sección Cheque, cargue: Emisión = hoy, Vencimiento = hoy, Emitido por = su empresa, Banco emisor, Número (siguiente de la chequera) y Beneficiario.
Guarde y aplique.
Resultado: se da de baja el título y se genera un movimiento de caja contra la cuenta bancaria por el importe del cheque. En la conciliación aparecerá en la pestaña Confirmar movimiento bancario.
3) Pagar a un proveedor con cheque diferido (AF51)
En Baja de títulos, seleccione el proveedor y el título a cancelar.
Cuenta: elija Cheques emitidos (no use la cuenta Banco).
En la sección Cheque, cargue: Emisión = hoy y Vencimiento = una fecha futura a partir de la cual podrá cobrarse. Seleccione el Banco, el Número (de la chequera de diferidos) y el Beneficiario.
Guarde y aplique.
Resultado: se genera la provisión del cheque a pagar. En conciliación, el registro se gestiona en la pestaña Efectivizar provisiones de cheques cuando la fecha de vencimiento es alcanzada.
4) Conciliación bancaria de cheques
Cheque al día: aparece en Confirmar movimiento bancario al estar vinculado directamente a la cuenta Banco.
Cheque diferido: aparece en Efectivizar provisiones de cheques y se vincula cuando el beneficiario lo cobra. Para visualizarlo, la conciliación debe tener fecha igual o posterior al vencimiento.
5) Cobro de clientes con cheque de terceros (AF51)
Abra Baja de títulos y seleccione el cliente y el documento a cobrar.
Cuenta: seleccione Cheques de terceros.
En la sección Cheque, cargue: Emisión (fecha indicada en el cheque), Vencimiento (si corresponde), Emitido por = el tercero, Banco emisor y Número. Beneficiario = su empresa.
Guarde y aplique.
6) Descuento de cheques de terceros en el banco
Abra Tesorería > Préstamo recibido.
Complete: Fecha, Entidad (su banco), Moneda, Capital = valor del cheque, Intereses o gastos, Cuenta de ingreso = su cuenta Banco y Cuenta de provisión a pagar = Descuento de cheques. Condición: Contado.
Vincule el cheque recibido y marque la opción Descontado = Sí.
Guarde y aplique.
Resultado: el sistema registra el ingreso neto en Banco (valor del cheque menos intereses y gastos) y la contrapartida de gastos a documentar hasta la recepción de la factura del banco. En conciliación, gestione esto desde la pestaña Bajar provisiones por descuento de cheques.
Buenas prácticas
Utilice chequeras separadas para al día y diferidos y active el control de secuencia para evitar duplicidades.
En al día, Emisión y Vencimiento deben coincidir.
En diferidos, utilice la cuenta Cheques emitidos y no la cuenta Banco hasta su efectivización.
Verifique que el número del cheque exista en la chequera y no haya sido utilizado.
Para localizar registros en conciliación, confirme que la fecha de la conciliación sea adecuada y que la cuenta utilizada sea la correcta.
¿Quiénes se benefician?
Gerente Financiero
Gerente Administrativo
Auxiliar Financiero
Auxiliar Administrativo
Preguntas frecuentes
No aparece el cheque en la conciliación. Revise la fecha y la cuenta usada en la baja. Los diferidos se muestran en Efectivizar provisiones de cheques cuando llega su vencimiento.
El número de cheque ya existe. Ajuste el número al siguiente disponible del rango o genere una nueva chequera.
El importe neto del descuento no coincide. Verifique intereses, gastos y las cuentas de contrapartida configuradas.
El tratamiento de cheques rechazados o devueltos se documenta en un artículo específico.