Este recurso permite registrar y mantener la información contractual de cada colaborador para formalizar la relación laboral en el sistema y garantizar trazabilidad en pagos, asignaciones contables y documentación.
Usuarios beneficiados: Recursos Humanos, Administración o responsables de personal en empresas pequeñas/medianas.
Ubicación y acceso
Disponible únicamente en el ERP (no en el CRM).
Acceda desde el buscador principal ingresando “contratos” o el código AR05. Si aparecen otros contratos (por ejemplo, de compra/venta), seleccione el recurso de contratos laborales del personal.
Naturaleza del recurso
Es un catálogo/parámetro (no un lanzamiento). Por ello:
No muestra botón “Aplicar”.
No tiene campo de estatus.
Puede editarse directamente; los cambios quedan registrados en el Historial.
Requisitos previos
El colaborador debe existir como Entidad con clasificación “Funcionario”. Si no aparece en la lista al crear el contrato, edite la Entidad y marque la clasificación correspondiente.
Cómo crear un contrato
Haga clic en “Nuevo”.
Seleccione la Entidad (se listan solo las clasificadas como “Funcionario”).
Defina Unidad/Sucursal si aplica.
Tipo de contrato:
Indefinido: indique la fecha de inicio.
Temporal: indique fecha de inicio y fecha de caducidad.
Condiciones económicas:
Moneda del salario (por ejemplo, moneda local o divisa acordada).
Monto del salario.
Tipo de salario: Mensual o Diario (si es diario, utilice el jornal correspondiente a su política/vigencia legal).
Vacaciones y beneficios:
Días extra de vacaciones por año: valor adicional a lo que establezca la ley; por defecto es 0.
Bonificaciones: marque Sí/No según la política (por ejemplo, asignaciones familiares u otros).
Seguridad social:
Registro en IPS: indique Sí/No según aplique (seguro médico/jubilación o equivalente en su país).
Situación y asignación contable:
Vigencia: Activo/Inactivo (por defecto, Activo).
Actividad de negocio y Centro de costo: defina a qué actividad/centro imputará la nómina de este colaborador.
Estructura organizativa y jornada:
Cargo: seleccione o cree uno nuevo (p. ej., Analista, Desarrollador, RR. HH., etc.).
Escala de horarios: seleccione una configuración existente (p. ej., días hábiles, turnos rotativos). Puede crear escalas desde su recurso correspondiente.
Guarde para registrar el contrato.
Edición y vida del contrato
Al ser un catálogo, puede actualizarse cuando cambien las condiciones (p. ej., aumento salarial, ascenso/cambio de cargo, ajuste de horario). Cada edición queda en el Historial. En términos contractuales, estos cambios suelen formalizarse mediante una adenda según la normativa vigente.
Documentos y uso posterior
Impresión de documentos: genere el documento del contrato y, si se requiere, el certificado/constancia laboral, basados en los datos cargados.
Integración con nómina: con el contrato registrado, puede elaborar las hojas de pago; las imputaciones seguirán la configuración de actividad de negocio y centro de costo.
Buenas prácticas
Verifique la clasificación “Funcionario” en la Entidad antes de iniciar.
Defina correctamente moneda, tipo y monto del salario para evitar diferencias en nómina y reportes.
Registre fecha de caducidad en contratos temporales para facilitar el seguimiento.
Mantenga actualizado el centro de costo para una imputación contable precisa.
Utilice el Historial como respaldo de cambios y adjunte documentación en su gestor interno si corresponde.
Solución de problemas
No encuentro al colaborador: confirme que la Entidad está clasificada como “Funcionario”.
No veo botón “Aplicar” o campo “Estatus”: es normal; el recurso es un catálogo/paramétrico.
No encuentro el recurso: búsquelo en el ERP con “AR05” o “contratos”. Si ve otros contratos (compra/venta/granos), elija el de personal.
La nómina no refleja el centro de costo: revise que el contrato esté Activo y que la actividad/centro estén seleccionados correctamente.