Centraliza la asignación y el control de planes, recursos habilitados, precios, usuarios y periodicidad de cobro por cliente. También habilita acciones específicas para el usuario responsable del cliente.
Objetivo
Permitir que, al contratar el servicio, se asigne una suscripción al cliente para gestionar de forma consistente sus planes, precios, usuarios, recursos y facturación.
¿Quién lo usa?
Finanzas: creación y actualización de suscripciones, configuración de cobros y emisión de facturas.
Comercial/Preventa: consulta de planes y precios para ofertas y negociaciones.
Implementación/Consultoría: definición del consultor y activación de la empresa asociada.
Soporte: diagnóstico de accesos y recursos habilitados.
Usuario responsable del cliente: visualización de su suscripción, cambio de responsable, solicitud de cancelación y política de contraseñas.
Administración interna: acceso de equipo propio siempre con perfil de administrador para evitar cargos por usuario.
Conceptos clave
Planes y recursos
Un plan define los recursos y funcionalidades disponibles para la suscripción.
Los planes estándar y sus precios públicos se alinean con los segmentos publicados en la web oficial. Planes antiguos pueden figurar como descontinuado y no deben usarse en nuevas ventas.
Para verificar si un recurso pertenece a un plan: ir al módulo Recursos, buscar el recurso y revisar en qué planes está habilitado.
Modos de cobro
Por empresa: se cobra el precio del plan por cada empresa asociada a la suscripción.
Por suscripción: se cobra una sola vez sin importar cuántas empresas estén asociadas. Solo aplicable a acuerdos antiguos.
Las nuevas negociaciones deben configurarse por empresa.
Precios, incrementos y límites
Precio base de la suscripción.
Incremento por unidad de negocio y por usuario (cobro por asiento).
Descuentos por pago anual y semestral.
Validación opcional de cantidad máxima de usuarios según plan.
Productos de facturación asociados para la emisión contable.
Accesos especiales: habilitación de API y, cuando corresponda, acceso a MCP.
Otros parámetros
Bloqueo por retraso de pago.
Condición de negociación y notas.
Vigencia de contraseñas en días (0 desactiva el vencimiento).
Periodicidad de facturación: mensual, semestral o anual.
Flujo recomendado
Crear la suscripción: registrar responsable (usuario clave) y consultor. El consultor es obligatorio; al crear la empresa asociada se le otorga acceso administrativo automáticamente.
Asociar planes: añadir el plan estándar correspondiente. Si falta un recurso, revisar el plan en Recursos o agregar un plan complementario según política comercial.
Configurar precios: establecer precio base, incrementos por usuario y por unidad, descuentos, tope de usuarios, tipo de cobro (por empresa) y productos de facturación.
Vincular empresas: agregar las empresas del cliente. Si el cobro es por empresa, el precio se multiplica por la cantidad de empresas.
Gestionar usuarios: los usuarios solo aparecen en una empresa si tienen acceso. Para sumar acceso multiempresa, invitar al usuario existente y asignar rol; al aceptar la invitación, queda vinculado.
Definir políticas: activar bloqueo por atraso si aplica y establecer la vigencia de contraseñas requerida por el cliente.
Lo que ve el cliente
Desde el menú del sistema, la opción Suscripción muestra al usuario responsable información y acciones habilitadas para toda la organización. Funciones principales:
Cambiar el responsable.
Solicitar cancelación de la suscripción (genera una solicitud al equipo interno).
Actualizar la vigencia de contraseñas para todos los usuarios del cliente.
Usuarios que no son responsables tienen vista restringida y en su mayoría de solo lectura.
Facturación y prorrateos
La periodicidad configurada en la suscripción determina el calendario de emisión.
La generación se realiza en el módulo de facturación utilizando la plantilla de facturación mensual e indicando la fecha base y la suscripción.
Las variaciones en el número de usuarios dentro del periodo (altas o bajas) se prorratean automáticamente hasta el fin del ciclo de facturación.
Reportes de control
IS01 Suscripciones: permite filtrar por suscripción y mostrar plan, condición de negociación, unidades y usuarios. Informa cantidad de empresas, unidades, usuarios por ERP y CRM, valor mensual y anual, y el historial de creación/modificación e inactivación de usuarios.
IS02 Previsión de facturación: consolida lo que debe facturarse mensual o anualmente. Su total debe coincidir con el de IS01.
Si hay diferencias entre IS01 e IS02, revisar: modo de cobro (por empresa o por suscripción), cantidad de empresas y usuarios, incrementos por usuario y por unidad, descuentos, periodicidad y cualquier actualización reciente de precios.
Buenas prácticas y advertencias
Las modificaciones de planes, precios y facturación deben ser ejecutadas por el equipo de finanzas.
Para accesos internos, asignar siempre el rol de administrador; otros roles pueden generar cargos por usuario visibles al cliente.
Recursos marcados con candado o de plataforma interna deben manejarse con doble verificación, ya que pueden afectar a múltiples empresas.
Evitar el uso de planes descontinuados en nuevas ventas. Para nuevas funcionalidades, evaluar migración a planes vigentes.
Diagnóstico rápido: si un recurso no aparece para un usuario, validar si el plan lo incluye en el módulo Recursos antes de escalar.
Preguntas frecuentes
¿Por qué mi plan aparece como descontinuado? Es un plan histórico que se mantiene por acuerdos previos. No se asigna a nuevos clientes y puede no incluir funcionalidades recientes.
El cliente no puede usar la API: revisar si el plan tiene habilitado el acceso a la API. De no ser así, considerar un upgrade de plan.
¿Cómo invito a un usuario que ya existe? Usar Invitar usuario, buscar por nombre o correo, asignar el rol y enviar. Al aceptar, quedará con acceso a la empresa indicada.
El importe facturado no coincide: validar periodicidad, modo de cobro, descuentos, incrementos y si hubo altas o bajas de usuarios que generen prorrateos.
¿Cómo ajusto el tope de usuarios? Si el plan define un máximo, puede impedir nuevas altas. Ajustar el plan o contactar al equipo comercial/finanzas para ampliar el cupo.