Esta funcionalidad envía automáticamente a Google Drive las fotos añadidas en actividades del CRM, para conservarlas de forma segura sin tareas de backup manual.
¿Qué resuelve?
Centraliza y resguarda en Google Drive cada imagen capturada en visitas y reportes de campo, manteniendo el historial visual asociado a los clientes y actividades.
Requisitos previos
Permisos para editar la configuración de la empresa en la plataforma.
Cuenta de Google con acceso a Google Drive corporativo.
Conexión a internet al momento de sincronizar desde el móvil.
Configuración (una sola vez por empresa)
Ingrese a la sección Empresas y edite su empresa.
En la opción Almacenamiento de fotos, seleccione Google Drive y guarde.
Vaya a Parámetros > Integraciones > Google Drive.
Haga clic en Conectar con Google Drive, elija la cuenta de Google y acepte los permisos solicitados.
Verifique el mensaje de integración exitosa. Desde esta pantalla, en adelante, podrá desconectar la integración cuando lo requiera.
Carga de fotos desde el CRM móvil
Abra el cliente y cree una nueva actividad.
Complete los datos (por ejemplo, acompañantes y safra/temporada).
Agregue fotos: se recomienda tomar las imágenes en formato horizontal para una mejor visualización en informes.
Para cada foto puede añadir un comentario y, si corresponde, asociar un producto.
Guarde la actividad.
Sincronice la aplicación para enviar la información a la web y a Google Drive (menú de Sincronización > Sincronizar). Durante el proceso puede aparecer un aviso de sincronización con Google Drive.
Consulta de imágenes en la versión web
Ingrese a Clientes > Actividades y localice la actividad creada.
Expanda los detalles o recomendaciones de la actividad.
Verá un enlace por cada imagen; al hacer clic se abrirá el archivo almacenado en Google Drive.
Para informes, utilice la opción de imprimir a PDF para compilar actividades de un período con sus imágenes.
Buenas prácticas
Tome fotos en horizontal para optimizar el layout de los reportes.
Agregue un comentario por foto para contextualizar el problema y la recomendación.
Use el comentario final de la actividad para próximos pasos y compromisos con el cliente.
Agende en su calendario las fechas acordadas para seguimiento.
Resolución de problemas
No veo los enlaces de imagen en la web: verifique que la actividad se haya sincronizado desde el móvil; confirme que su usuario tenga acceso al cliente; compruebe que en la empresa está seleccionado Google Drive como almacenamiento y que la integración esté conectada.
La conexión con Google falló: repita la vinculación en Parámetros > Integraciones > Google Drive y acepte los permisos con la cuenta correcta.
Desconecté la cuenta por error: vuelva a conectar. Los archivos ya subidos permanecen en su Drive; la desconexión solo detiene nuevas cargas.
Almacenamiento y seguridad
Los datos en tablas y formularios se guardan en la plataforma; las imágenes se almacenan en Google Drive de la empresa.
La integración solicita los permisos mínimos necesarios para crear y administrar las imágenes vinculadas a sus actividades.
Asegure que solo personal autorizado tenga acceso a la cuenta de Google vinculada.
Opción alternativa
Además de Google Drive, existe la opción de almacenar imágenes mediante SFTP para empresas que requieran infraestructura propia. Esta alternativa necesita credenciales y parámetros de conexión provistos por su equipo de TI.
User Personas que se benefician
Vendedor
Desarrollador
Gerente comercial